У процесі господарської діяльності багато організацій стикаються з недостачами і втратами від псування матеріальних цінностей. Під матеріальними цінностями ми розуміємо таке майно організації, як: основні засоби, матеріали та запаси, готова продукція, товари, кошти та інші матеріальні активи.
Недоліки можуть виникнути у зв'язку зі зловживаннями матеріально відповідальних осіб, розкраданнями, помилками обліку при прийомі та відвантаженні матеріальних цінностей, природним убутком та іншими факторами.
У торгових компаніях часто виникає «пересортиця», що призводить до виникнення надлишків одних товарів та недоліків інших.
Виявлення недостач може відбуватися у процесі заготівлі матеріальних цінностей, їх зберігання, переміщення, продажу, а також під час інвентаризацій.
Слід пам'ятати, що одним із найважливіших завдань ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є здійснення контролю за ефективністю використання ресурсів і збереженням майна організації.
Обов'язок раціонального використання ресурсів організації доручається тих співробітників, які працюють із цими ресурсами і несуть них матеріальну відповідальність. При цьому бухгалтерія забезпечує контроль за рухом та споживанням матеріальних цінностей, відповідністю здійснюваних господарських операцій чинному законодавству, своєчасним проведенням інвентаризацій для підтвердження залишків МПЗ та інших матеріальних активів.
Як своєчасно виявити нестачу? Що робити з пересортицею? Чи потрібно включати суми транспортних витрат і мит у вартість товарів, що списуються?
У нашій статті ми постараємося дати відповіді на ці та інші питання, що виникають у зв'язку з особливостями бухгалтерського та податкового обліку недостач та втрат від псування матеріальних цінностей.
Інвентаризація - найкращий друг бухгалтера
Відповідно до ст.12 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" від 21.11.96 N 129-ФЗ, а також на підставі п.26 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до РФ, затвердженого наказом Мінфіну РФ від 29.07.98 N 34н, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності організації зобов'язаніпроводити інвентаризацію майна та зобов'язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка.
Обов'язкова інвентаризація проводиться у таких випадках:
- при передачі майна в оренду, викуп, продаж, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності (крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше ніж 1 жовтня звітного року).
- за зміни матеріально відповідальних осіб;
- при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
- за інших випадках, передбачених законодавством РФ.
- Кількість інвентаризацій у звітному році;
- дати проведення інвентаризацій;
- Перелік майна, що перевіряється, та зобов'язань тощо.
Якщо в процесі інвентаризації було виявлено недостачі, то сума недостач відноситься:
- витрати виробництва чи звернення - не більше норм природних втрат (див. Додаток 1);
- за рахунок винних осіб - понад норми природних втрат;
- до інших витрат організації - у випадках, якщо винних осіб не встановлено або суд відмовив у стягненні з них збитків.
Відхилення, виявлені під час проведення інвентаризації між даними бухгалтерського обліку та фактичним наявністю цінностей, відбиваються у звірчій відомості ИНВ-19.
У графах 12-17 цієї відомості відображаються відомості, скориговані через виявлення помилок в обліку ТМЦ.
У графах 18-23 потрібно відобразити відомості про недостачі, що перекриваються надлишками у зв'язку з пересортицею.
Зверніть увагу:відповідно до п.5.3Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджених Наказом Мінфіну від 13.06.1995р. №49, взаємний залік надлишків та недостач в результаті пересортиці може бути допущений тільки як виключенняза один і той же період, що перевіряється, в однієї і тієї ж особи, що перевіряється, щодо ТМЦ одного і того ж найменування і в тотожних кількостях.
У графах 24-26 ІНВ-19 відображаються підсумкові дані щодо надлишок. У графах 27-32 - підсумкові дані щодо недостач.
Підсумкові дані щодо проведеної інвентаризації відображаються у відомості ІНВ-26 «Результати відомості обліку результатів, виявлених інвентаризацією».
Порядок документального оформлення списання недостач та надлишків
Списання недостач та збитків від псування цінностей має бути обґрунтованим та підтверджуватись відповідними документами.
Порядок списання збитків від недостач у межах норм природних втрат необхідно затвердити обліковою політикою підприємства.
Природний спад можна списати лише після проведення інвентаризації на основі відповідного розрахунку. Розрахунок складається бухгалтерією за участю матеріально відповідальних осіб. Після складання розрахунок перевіряється членами інвентаризаційної комісії, та був затверджується керівником організації.
Зверніть увагу:норми природних втрат не застосовуютьсядо штучних товарів, а також до товарів, що надходять до торговельної організації у фасованому вигляді.
Нестача товарів у межах норм природних втрат, виявлена під час проведення інвентаризації, списується з матеріально відповідальної особи.
Зверніть увагу:Списання товарнихвтрат оформляється актами уніфікованихформ ТОРГ-6(завіса тари),ТОРГ-7(Журнал реєстрації ТМЦ, що вимагають завісу тари),ТОРГ-15(псування, бій, брухт ТМЦ),ТОРГ-16(списання товарів),ТОРГ-20(Підробка, підсортування, перетарювання товарів),ТОРГ-21(перебирання плодоовочевої продукції).
Якщо сума недостачі перевищуєнорми природних втрат, необхідно проведення службового розслідування з метою визначити наявність чи відсутність осіб, винних у недостачі. Таке розслідування може бути проведене інвентаризаційною комісією.
Обґрунтоване рішення про списання недостачі понад норми природного убутку у витрати, або про віднесення її на винних осіб приймається керівником.
Документом, яким можна підтвердити відсутність винних осіб, може бути, наприклад, виправдувальний вирок суду, ухвала про зупинення кримінальної справи тощо.
Бухгалтерський облік надлишків
З метою бухгалтерського обліку, виявлені організацією надлишки враховуються у складі інших доходів.
Вартість надлишків визначається на дату проведення інвентаризації та має бути підтверджена документально або експертним шляхом.
При оприбуткуванні виявлених надлишків на підставі даних, відображених в інвентаризаційних відомостях, складається бухгалтерська довідка, що містить такі проводки:
Дт рахунку обліку ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт рахунка 91.1 "Інші доходи" -оприбутковано надлишки ТМЦ, виявлені під час проведення інвентаризації.
Виявлені при інвентаризації надлишки можуть використовуватись організацією у подальшій господарській діяльності.
У разі, якщо надалі надлишки списуються у виробництво, вартість за якою вони були оприбутковані, відображається за дебетом рахунків обліку витрат.
Наприклад: Дебет рахунки 20 10 "Матеріали".
При реалізації надлишків МПЗ їх вартість враховується у складі інших витрат:
Дебет рахунки 91.2 10 "Матеріали".
При реалізації надлишків товарів вартість відноситься на собівартість проданих товарів:
Дебет рахунки 90.2 «Собівартість продажів» Кредит рахунки 41 "Товари".
Зверніть увагу:оприбутковані надлишки у вигляді основних засобів амортизуються в загальному порядку з 1 числа місяця, наступного за місяцем прийняття об'єкта до бухгалтерського обліку
Бухгалтерський облік недостач
Виявлені недостачі відбиваються у бухгалтерському обліку на дату проведення інвентаризації.
При виявленні недостачі бухгалтером складається довідка-розрахунок на суму виявленої недостачі з наступними проводками:
Дебет рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» Кредит рахунків обліку ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50)- Відображено суму виявленої недостачі .
Якщо сума недостачі вбирається у норм природних втрат, витрати з ній враховуються у складі витрат виробництва та обращения. Наприклад:
Дебет рахунки 20 «Основне виробництво» Кредит рахунка 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»- Списана недостача в межах норм природних втрат.
Якщо сума недостачі стягується з винних осіб (у тому числі понад норми природних втрат), робляться проводки:
Дебет рахунки 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій» Кредит рахунки 94 списано нестачу за рахунок винної особи.
У випадках, якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, а також у разі виникнення нестачі через форс-мажорні обставини, витрати на нестачу відносяться до інших витрат організації.
Наприклад:
Дебет рахунки 91.2 «Інші витрати» Кредит рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» -списано недостачу, що виникла внаслідок форс-мажорних обставин.
Відповідно до п.5.2 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, при оформленні списання недостач та псування понад норми природних втрат, підприємства повиннімати такі документи:
- рішення слідчих чи судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб;
- абовідмова на стягнення збитків із винних осіб;
- абовисновок про факт псування цінностей, отриманий від відділу технічного контролю або відповідних спеціалізованих організацій (інспекцій з якості та ін.).
Податковий облік надлишків
Надлишки, виявлені внаслідок інвентаризації, підлягають визнанню у складі доходів організації.
Відповідно до п.20 ст.250 НК РФ, позареалізаційними доходами платника податків визнаються доходи як вартості надлишків МПЗ та іншого майна, які виявлено результаті інвентаризації.
Оцінка доходів отриманого безоплатно майна здійснюється виходячи з ринкових цін (без урахування ПДВ і акцизів), що визначаються з урахуванням положень ст.40 НК РФ, але не нижче залишкової вартості - за майном, що амортизується, і не нижче витрат на виробництво або придбання - з іншого майна. Інформація про ціни має бути підтверджена документально чи шляхом проведення незалежної оцінки (п.8 ст.250 Податкового кодексу).
Такий підхід до оцінки надлишків було викладено у листі Мінфіну від 20.05.2010р. №03-03-06/1/338.
При цьому як ринкова ціна, можна використовувати ціну придбання аналогічних товарів у тому ж періоді, в якому проводилася інвентаризація. Така позиція платника податків не викличе заперечень Мінфіну (лист Мінфіну від 12.08.2011р. №03-03-06/1/478).
Податковий кодекс не містить вказівок з обліку пересортиці та можливості перекриття недостач надлишками у зв'язку з нею. Відповідно, оскільки порядок проведення інвентаризацій податковим законодавством не регулюється, з метою обчислення прибуток потрібно використовувати бухгалтерські правила.
Таку позицію було висловлено у Постанові Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 24.11.2008р. №09АП-14267/2008-АК у справі N А40-32554/08-129-101.
Якщо користуватися бухгалтерськими правилами, то при оподаткуванні прибутку до складу доходів організації потрапить різниця між надлишками та недостачами при пересортиці.
Зверніть увагу:використання вищезазначеного підходу відображення результатів інвентаризації при пересортиці може не зустріти схвалення у податкових органів. У цьому випадку свою позицію платнику податків доведеться обстоювати в суді.
Надлишки у вигляді основних засобів, з метою податкового обліку, визнаються майном, що амортизується. Початковою вартістю такого майна буде ринкова вартість даного об'єкта, відображена у складі позареалізаційних доходів.
Амортизація за такими об'єктами нараховується в загальновстановленому порядку з 1 числа місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт введено в експлуатацію.
У цьому платник податків неспроможна скористатися правом на амортизаційну премію відповідно до п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у нього відсутні витрати у вигляді капітальних вкладень на створення та придбання такого об'єкта. Такої позиції дотримується Мінфін у своєму листі від 29.12.2009р. №03-03-06/1/829.
Податковий облік недостач
Виявлені недостачі відображаються у податковому обліку відповідно до положень Податкового кодексу.
Якщо виявлені недостачі не перевищуютьнорм природних втрат, то відповідно до пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, до матеріальних витрат з метою оподаткування прирівнюються втрати від недостачі та (або) псування при зберіганні та транспортуванні матеріально-виробничих запасів у межах нормприродних втрат, затверджених у порядку, встановлений Урядом РФ (див. Додаток 1).
Зверніть увагу:положеннямиНКРФ не передбаченовіднесення до матеріальних витрат втрат від недостачі та (або) псування при зберіганні та транспортуванні ТМЦ у межах норм природних втрат, визначених у порядку, встановленому локальними актами платника податків(лист УФНС від 30.07.2010р. №16-15/080278@).
Якщо суми виявлених недостач стягуються з винних осіб, то в організації виникає позареалізаційний дохід відповідно до п.3 ст.250 НК РФ.
Такий дохід визнається в момент визнання співробітником своєї провини або в момент набрання чинності рішенням суду відповідно до пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При цьому в Податковому кодексі відсутні прямі вказівки, чи враховується сума такої нестачі у складі витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток. Проте сама сума недостачі зменшує економічні вигоди підприємства і за своєю суттю є витратою.
Відповідно до п.1 ст.252 НК РФ, платник податків зменшує отримані доходи у сумі вироблених витрат, якщо вони виправдані і документально підтверджені.
Документами, що підтверджують витрати організації у зв'язку з нестачею, можуть бути:
- інвентарні відомості;
- акти, що підтверджують нестачу;
- висновок комісії, яка розслідує нестачу;
- пояснювальна записка працівника.
У разі виникнення нестачі через форс-мажорні обставини, за відсутності винних осіб або при відмові суду у стягненні збитків, витрати на нестачу враховуються у складі позареалізаційних витрат організації.
Відповідно до пп.5 п.2 ст.265 Податкового кодексу, до позареалізаційних витрат прирівнюються збитки, отримані платником податків у звітному (податковому) періоді, у тому числі - у вигляді нестачі МЦ у виробництві та на складах, на підприємствах торгівлі у разі відсутності винних осіб, і навіть збитки від розкрадань, винуватці яких встановлено. У цих випадках факт відсутності винних осіб має бути документально підтвердженийуповноваженим органом державної влади.
У своєму листі від 27.08.2010р. №03-03-06/4/81 Мінфін підтвердив, що при документальному підтвердженні (відповідно до пп.5 п.2 ст.265 ПК РФ) факту відсутностівинних осіб уповноваженим органом державної влади, з метою обчислення податку на прибуток, платник податків можезменшити отримані доходи у сумі позареалізаційних витрат як збитків від розкрадань.
За відсутності документального підтвердження відсутності винних осіб витрати у вигляді недостач не враховуються у складі витрат з метою податкового обліку.
Зверніть увагу:транспортні витрати, мита та збори в частині, що припадає на нестачу товару понад норми природних втрат, не враховуютьсяз метою оподаткування прибутку, оскільки задовольняють вимогам п. 1 ст. 252 НК РФ, як і брак товару (див. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Листи Мінфіну Росії від 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Катерина Анненкова, аудитор, атестований Мінфіном РФ, експерт з бухгалтерського обліку та оподаткування ІА "Клерк.Ру"
Усіми підприємствами хоча б щорічно проводиться інвентаризація. І буває, що під час її проведення виявляється нестача певної продукції. А зараз ми вам розповімо, як у бухгалтерському обліку та в «1С Бухгалтерія 8» відображається нестача.
При виявленні нестачі продукції спочатку списується на «94» рахунок з ім'ям «Нестачі та втрати від псування цінностей». Відповідно, потрібно сформувати таке проведення: «Дт94 Кт10,41». У ній відбивається нестача всієї продукції.
У "1С" ця операція відображається за підтримки документа на ім'я "Списання товарів". Останній можна знайти на закладці «Номенклатура та склад», але його можна ввести на основі документа під назвою «Інвентаризація товарів на складі».
Після цього зазвичай проводиться перевірка, з'ясовуються всі причини нестачі товарів, а потім списуються з рахунку «94».
Нестача через природний спад
Та продукція, яка схильна до природних втрат списується наступною проводкою: «Дт20,26,44 Кт94», - у межах правил природних втрат списані .
За допомогою «Операція БО та НУ» у програмі відображається вручну.
Списання недостачі у заходах норм природних втрат зазвичай потрібно оформлювати наказом керівника організації. У документі обов'язково слід зазначити нормативний акт, який ці норми затверджує.
Брак, якщо існує винна людина
У разі наявності винної людини в результаті перевірки, брак стягується з цієї особи, а здійснена операція відображається наступною проводкою: «Дт73.02 Кт94» - брак за балансовою вартістю стягується з винної людини.
Теж відбивається за допомогою «Операція БО та НУ».
Якщо керівник вирішує стягнути нестачу за ринковою ціною, то в цьому випадку перевищення над балансовою ринковою вартістю відображається такою проводкою: «Дт73.02 Кт91.01».
А після погашення працівником підприємства недоліку формується така:
«Дт50, 51, 70 Кт73.02» - сума недостачі, отримана від працівника фірми на розрахунковий рахунок, до каси або ж утримана із заробітної плати.
У податковому обліку до позареалізаційних витрат належить недолік, а до позареалізаційних – відшкодування.
Якщо було вирішено з винної особи нестачу не стягувати, то ці витрати до бази з податку на прибуток не включаються.
Нестача за відсутності винної особи
У бухгалтерському обліку така операція відображається наступним проведенням: «Дт91.02 Кт94».
Щоб обґрунтувати списання витрат у податковому обліку, вам потрібно отримати від дізнавача або слідчого копію постанови (обов'язково завірену) про припинення кримінальної справи за вищезазначеною підставою. Докладніше у Кримінально-процесуальному кодексі Росії, саме - у пп.1 п.1 ст.208.
Якщо винуватець втік, то з метою оподаткування всі витрати списуються за рахунок чистого прибутку. Про це йдеться у листі Мінфіну Росії під номером 03-03-05/103 від 8 червня 2009 року.
Нестача через стихійне лихо
Якщо внаслідок стихійного горя чи іншого форс-мажору виникла нестача, сума збитків враховується у складі збитків звітного року за балансовою вартістю.
У цьому випадку потрібно сформувати таке проведення: «Дт91.02 Кт94» (списано збитки від нестачі внаслідок форс-мажорних обставин).
Вся сума недостачі в податковому обліку буде відразу врахована, і матиме відношення до позареалізаційних витрат.
Організації (ІП) самостійно визначають порядок та строки проведення інвентаризації грошових коштів у касах (п. 7 Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У, ч. 1, 3 ст. 11 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ) Про бухгалтерський облік”).
При перевірці фактичного залишку грошей у касі порівнюються показники лічильника касового апарату, книги касира-операціоніста та касової книги (п. 3.39-3.43 Методичних вказівок, утв. наказом Мінфіну Росії від 13.06.1995 № 49).
приклад
Організація ТОВ "Швейна фабрика" проводить інвентаризацію коштів у касі. При інвентаризації виявлено розбіжність: власне готівки у касі на 10,00 крб. менше залишку за даними обліку. Нестача належить матеріально відповідальна особа - касира організації.
1. Відображення в обліку суми недостачі
Для виконання операції 1.1 "Відображення в обліку суми недостачі" необхідно створити документ Видача готівки з видом операції "Інша витрата".
Створення та заповнення документа "Видача готівки" (рис. 1):
1. Меню: Банк та каса - Каса - Касові документи.
2. Кнопка "Видача".
3. Вид операції "Інша витрата".
5. У полі "Сума" вкажіть суму недостачі.
6. У полі "Рахунок дебету" виберіть рахунок 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей".
7. Поля "Видано (ПІБ)" та "За документом" залиште порожніми.
8. У полі "Підстава" вкажіть зміст господарської операції.
9. У полі "Додаток" вкажіть реквізити акта інвентаризації готівки (уніфікована форма ІНВ-15).
10. Кнопка "Провести".
Для складання друкованого бланка видаткового касового ордера за формою КО-2 натисніть кнопку "Витратний касовий ордер (КО-2)".
Мал. 1
Результат проведення документа "Видача готівки" (рис. 2):
Щоб переглянути проводки документа, натисніть кнопку "Показати проводки та інші рухи документа".
Мал. 2
Для завершення оформлення касових операцій наприкінці дня необхідно сформувати звіт "Касова книга".
2. Нестача віднесена на винну особу
Для виконання операції необхідно створити документ Операція.
Створення та заповнення документа "Операція" (рис. 3):
1. Меню: Операції – Бухгалтерський облік – Операції, введені вручну.
2. Кнопка "Створити".
3. Виберіть тип документа "Операція".
4. У полі "від" вкажіть дату інвентаризації.
5. У полі "Зміст" введіть зміст операції.
6. Щоб створити нову проводку в табличній частині, натисніть кнопку "Додати".
7. У полі "Дебет" виберіть рахунок 73.02 "Розрахунки щодо відшкодування матеріальних збитків". Далі заповніть поле "Субконто1 Дебет", вибравши з довідника "Фізичні особи" особу, визнану винною у нестачі.
8. У полі "Кредит" виберіть рахунок виберіть рахунок 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей".
9. У полі "Сума" необхідно заповнити суму недостачі, віднесену на винну особу.
10. У полі "Зміст" вкажіть зміст операції.
11. Поля "Сума Дт" та "Сума Кт" у рядку "НУ" автоматично заповнюються значенням, вказаним у колонці "Сума".
12. Кнопка "Записати".
13. Для виклику друкованого бланка бухгалтерської довідки натисніть кнопку "Бухгалтерська довідка".
Мал. 3
Інвентаризація коштів на розрахунковому рахунку (виявлено надлишки)
Розрахункові рахунки призначені для зберігання та руху коштів у валюті Російської Федерації. На валютному рахунку зберігаються кошти у іноземних валютах.
Відповідно до ч. 1 ст. 11 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон про бухоблік) активи та зобов'язання економічного суб'єкта підлягають інвентаризації.
Інвентаризація відповідних об'єктів проводиться з метою виявлення розбіжностей між фактичною наявністю таких об'єктів та даними регістрів бухгалтерського обліку (ч. 2 ст. 11 Закону про бухоблік).
У ряді випадків проведення інвентаризації є обов'язковим і встановлюється законодавством Російської Федерації, федеральними та галузевими стандартами (ч. 3 ст. 11 Закону про бухоблік). При цьому переліку випадків обов'язкового проведення інвентаризації у новому Законі про бухоблік немає.
Інвентаризація грошових коштів, що перебувають у банках на розрахунковому (поточному), валютному та спеціальних рахунках, проводиться шляхом звіряння залишків сум, що числяться на відповідних рахунках за даними бухгалтерії організації, з даними виписок банків (кінцевим сальдо за виписками банків) (п. 3.43 Методичних вказівок) з інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджений наказом Мінфіну Росії від 13.06.1995 № 49).
Також, при інвентаризації коштів на розрахунковому рахунку перевіряється тотожність оборотів за дебетом та кредитом рахунків даними, що містяться у виписках кредитних організацій. Залишок коштів на кінець періоду в попередній виписці банку за рахунком повинен дорівнювати залишку коштів на початок періоду в наступній виписці.
приклад
Організація ТОВ "Швейна фабрика" проводить інвентаризацію коштів на розрахунковому рахунку. При інвентаризації виявлено розбіжність: залишок рахунку на облікових даних на 60,00 крб. менше залишку відповідно до банківської виписки.
1. Відображення в обліку суми розбіжності
Для виконання операції 1.1 "Відображення в обліку суми розбіжності" необхідно створити документ Надходження на розрахунковий рахунок із видом операції "Інше надходження".
Створення та заповнення документа "Надходження на розрахунковий рахунок" (рис. 5):
1. Меню: Банк та каса - Банк - Банківські виписки.
2. Кнопка "Надходження".
3. Вид операції документа "Інше надходження".
4. У полі "від" вкажіть дату інвентаризації.
5. У полях "Вх. номер" та "Вх. дата" можна вказати номер та дату інвентаризаційного опису.
6. У полі "Банківський рахунок" виберіть розрахунковий рахунок, на якому виявлено розбіжність.
7. У полі "Сума" вкажіть суму розбіжності.
8. У полі "Рахунок кредиту" виберіть рахунок 91.01 "Інші доходи".
9. У полі "Інші доходи та витрати" вкажіть статтю з довідника "Інші доходи та витрати" з видом "Інші позареалізаційні доходи (витрати)".
10. У полі "Стаття ДДС" оберіть статтю з довідника "Статті руху грошових коштів" з видом "Інші надходження".
11. Поля "Платник", "Рахунок платника", "Реалізовані активи" та "Призначення платежу" для цієї операції надходження на розрахунковий рахунок не заповнюються.
12. Кнопка "Провести".
Мал. 4.
Результат проведення документа "Надходження на розрахунковий рахунок" (рис. 5):
Для перегляду проводок натисніть кнопку "Показати проводки та інші рухи документа".
Проведення інвентаризації - це порівняння фактичної наявності матеріальних цінностей на складах з даними, які відображені в документах. Випадки, коли інвентаризація є обов'язковою, передбачено нормами бухгалтерського обліку. Строки, в які має пройти звіряння, а також порядок її виконання визначається керівником організації.
Усі підприємства, які фіксують інформацію про свою діяльність за допомогою відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, повинні проводити інвентаризацію товарів не рідше ніж 1 раз на рік.
Оформлення інвентаризації
Програмний продукт 1С «Бухгалтерія Підприємства» редакції 3.0 відкриває можливість користувачеві скласти 4 документи, необхідні для проведення процедури інвентаризації:
- Інвентаризаційний опис - форма ІНВ-3;
- Інвентаризація товарів складі – опис довільної форми;
- Наказ проведення інвентаризації – форма ИНВ-22;
- Порівнювальна відомість – форма ІНВ-9.
Щоб зробити інвентаризацію в 1С, необхідно перейти до розділу меню «Склад». У списку, що відкрився, вибрати пункт «Інвентаризація товарів».
У цьому журналі можна створити новий документ шляхом натискання кнопки «Створити».
У полі, що відкрилося, треба вказати основні параметри:
- Номер;
- Час та дату;
- Реквізит "відповідальна особа".
Причому час, дату та номер програма заповнить автоматично, змінити ці параметри можна у разі розбіжності програмних даних з обліковими, наприклад, бухгалтерський облік ведеться в окремих програмах кожного підрозділу, а номери вводяться у порядку для всієї організації. ПІБ відповідального необхідно вибрати із відкритого програмою довідника співробітників.
Заповнити інформацію з бухгалтерського обліку про залишки на складі за всіма номенклатурними позиціями можна автоматично за допомогою кнопки «Заповнити». Вона має підменю із параметром заповнення документа за умовчанням та коригування вже створеного. Програма заповнює документ за всіма матеріальними запасами, якщо їх кількість велика, то можна створити кілька інвентаризацій по різних групах товарів через кнопку «Підбір».
Важливо: інформація переноситься станом на дату, якою складено документ, а не на даний момент.
Після перенесення в інвентаризаційну відомість всіх залишків товару на складі з обліку, йде порівняння з фактичним залишком. Документ – це таблиця, де можна коригувати фактичну кількість, а програма сама розрахує різницю і виведе окремою колонкою відхилення.
Для того, щоб у наказі за формою ІНВ-22 були вказані всі необхідні відомості, доведеться заповнити поля на закладці «Проведення інвентаризації». Тут зазначаються:
- період проведення;
- Документ-підстава;
- Номер та дату документа-підстави;
- Причина інвентаризації.
На закладці «Інвентаризаційна комісія» вказується її склад. Є можливість підбору членів із довідника співробітників підприємства. Будь-якого з них можна відзначити галочкою, якою визначається голова.
Кнопка «Друк» відкриває список документів, які можна надрукувати.
Кнопка «Провести та закрити» не створює жодних бухгалтерських записів, тому їх треба створити за допомогою кнопки «Створити на підставі».
Важливо: У разі потреби слід заповнювати додаткові документи за результатами зроблених інвентаризацій у 1С, наприклад, відомість за формою ІНВ-26.
Оприбуткування товарно-матеріальних цінностей
Якщо серед товарів, які необхідно було інвентаризувати, виявлено надлишки, то згідно з нормами бухгалтерського обліку їх приходять. У програмі 1С Підприємство цих цілей є документ, який запроваджується виходячи з інвентаризації товарів із позитивним відхиленням, наявних фактичних залишків від облікових даних.
Створити документ можна, натиснувши кнопку «Ввести на підставі» та вибрати зі списку «Оприбуткування товарів».
Почати заповнення документа потрібно із введення номера, дати та підбору статті доходів. За загальною практикою надлишки відносяться до інших доходів.
Створений документ заповнюється двома способами:
- у ручному режимі через кнопку «Додати»;
- Автоматично через натискання кнопок «Заповнити», «Заповнити інвентаризацію».
Автоматичне перенесення заповнює всі колонки таблиці. При ручному коригуванні зробити роботу допоможе встановлення типу ціни (ціна купівлі, ціна продажу, середня облікова ціна тощо).
Друкована форма документа виводиться при натисканні кнопки «Накладна на оприбуткування товарів». Табличну частину накладної можна змінити у довіднику форм документів за допомогою адміністратора.
Для перевірки коректності господарської операції використовується кнопка «Дт/Кт», за допомогою якої виводиться нова закладка з проводками цієї операції.
Важливо: Податком оподатковуються всі виявлені надлишки за товарно-матеріальними цінностями, тому не забудьте враховувати позитивний результат проведення інвентаризації у складі доходів при заповненні звіту з податку на прибуток.
Списання матеріалів
Якщо під час проведення інвентаризації виявлено недостачу, то негативну різницю доведеться списати. Податковий облік який завжди дозволяє включити виявлене відхилення у витрати. На витрати можна списати матеріальний недолік лише в межах норм природних втрат. В інших випадках необхідно знайти винну особу та списати втрати ТМЦ на її рахунок або віднести нестачу на фінансовий результат.
Для відображення факту недостачі створюється документ списання, який заповнюється з документа інвентаризація матеріалів 1С аналогічно до оприбуткування. Необхідно: натиснути кнопку «Створити на основі» та вибрати зі списку пункт «Списання товарів».
Документ списання заповнюється автоматично з позицій, якими було негативне відхилення кількості фактичних товарів через автоматичне заповнення. Вручну заповнити документ можна через кнопку «Додати», заповнюючи одну номенклатурну позицію або кнопку «Підбір», якщо заповнення має великий масштаб.
Коригувати введені дані можна кнопкою «Редагувати», якою виводиться вікно з позиціями, відкритими для виправлення документа вручну. Перенесення змінених даних здійснюється кнопкою «Перенести до документа».
Кнопкою «Друк» на друк виводяться дві форми зі списку:
- Уніфікована форма акта на списання ТОРГ-16;
- Довільна форма-реєстр накладної на списання.
Під час проведення документа програма формує проводки, якими списуються всі товари. Сформовані записи можна переглянути за допомогою кнопки «Дт/Кт».
Документом недостача переноситься до дебету 94 рахунки. Після закінчення процесу інвентаризації треба створити наказ про причини недостачі, і на підставі цього наказу списати негативне відхилення:
- 20 рахунок у разі негативного результату у розмірах, встановлених нормами;
- 73 рахунок, якщо є винні особи;
- 91 рахунок за наявності причин, на які підприємство вплинути не може;
- 99 в інших випадках.
Важливо: На витрати не слід відносити недостачі по товарах з кількістю штук або по товарах, відображеним на рахунках обліку у фасованому вигляді.
Як правильно зробити інвентаризацію в 1С?
- Перед проведенням інвентаризації в 1С необхідно перевірити в журналах коректність уведення всіх первинних документів щодо руху ТМЦ. До них відносяться всі види накладних: на вступ, на списання, повернення.
- Сформувати оборотно-сальдові відомості за рахунками обліку, щоб визначити суму залишків товарів складі, загалом, по предприятию. Результат інвентаризації, заповненої автоматично, за даними обліку, має співпадати із отриманою сумою. Якщо є відхилення, то якісь номенклатурні позиції в документ інвентаризації не увійшли і слід все перевірити, щоб знайти товари, яких немає в інвентаризаційній відомості.
- Інвентаризацію в 1С краще проводити окремо за кожним складом і з кожному матеріально відповідальному особі, оскільки у разі за наявності відхилень виявити їх причину буде простіше.
- Залік надлишків при пересортиці товарів можливий у поодиноких випадках. Коригування проводиться за умови виявлення недостачі та надлишку за один і той же період, по одній і тій же відповідальній особі та за аналогічними товарами в рівній кількості.
Нестачі виникають за різних обставин: з природних причин при виробництві, транспортуванні, зберіганні цінностей, за наявності винних осіб або за невідомих і невизначених винуватців. За фактів недостачі повинна проводитися інвентаризація майна. Проводки зі списання недостачі під час інвентаризації залежатимуть від причини недостачі.
Підходи до списання недостачі
Списання недостачі відбувається з рахунку обліку цінностей (10, 41, 43 ...) в дебет рахунку 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей».
Потім залежно від причин недостачі проводиться списання витрат із кредиту 94 рахунки «Нестачі та втрати від псування цінностей»:
Сума нестачі в рамках встановлених норм природного убутку списання на витрати на виробництво або продаж;
Встановлено винуватця недостачі - списання на рахунок винуватця та відшкодування із заробітної плати винуватця або за рахунок внесення винуватцем до каси суми недостачі;
Винуватця не встановлено (у тому числі через відмову судом у його визнанні) списання до інших витрат.
За кредитом рахунки 94 проводяться ті самі суми, що були віднесені до дебету цього рахунку.
Списання нестач при зберіганні та транспортуванні цінностей у рамках норм природних втрат прирівнюється до матеріальних витрат і підлягає обліку при розрахунку податкової бази з податку на прибуток.
Як списати нестачу при інвентаризації
Списання недостач при інвентаризації здійснюється такими проводками:
| Рахунок Дт | Рахунок Кт | Опис проводки | Сума проведення |
|---|---|---|---|
| Списання недостачі в межах норм | |||
| 96 | 94 | За наявності резерву на списання недостачі | |
| 44 | 94 | За відсутності резерву на списання недостачі | Сума недостачі у лімітах норми |
| Списання недостачі понад норми за рахунок винної особи | |||
| 73.2 | 94 | Списання недостачі на рахунок винної особи в рамках балансової вартості майна, що не вистачає | Сума недостачі понад ліміт норми в рамках балансової вартості товарів, що бракують |
| 73.2 | 91.1 | Якщо сума стягнення з винних осіб більша за балансову вартість майна, що не вистачає | Різниця між балансовою вартістю товарів і сумою стягнення відсутніх |
| Списання недостачі за невстановлених винних осіб | |||
| 91.2 | 94 | Списання недостачі на фінансовий результат | Сума недостачі |
Документом-підставою даних проводок є бухгалтерська довідка-розрахунок.
Відсутність винних осіб слід підтверджувати документально. Обґрунтовуючими документами будуть ухвала про зупинення кримінальної справи, виправдувальний вирок тощо. (П. 5.2 Методичних вказівок, затверджених Наказом № 49 Мінфіну Росії від 13.06.1995).
На рахунки з обліку витрат на продаж (витрат на виробництво), як і на рахунок 91, вартість зіпсованих чи відсутні матеріальних цінностей списується за їхньою фактичною собівартістю.
Відновлення ПДВ при списанні нестачі під час інвентаризації: проводки
Чи потрібно відновлювати ПДВ при списанні нестачі понад норми? Нестачі вже не можуть бути використані у діяльності підприємства, тому відповідно до п. 2 ст. 171 НК РФ ПДВ з даного майна має бути відновлено (