Оформлення прибутково-касового ордера – важливий елемент касової дисципліни. Він заповнюється при надходженні готівки в касу фірми і йде у зв'язці з квитанцією.

Прибутково-касовий ордер може оформлятися абсолютно в будь-яких ситуаціях: коли гроші надходять від засновника, при відшкодуванні збитків, завданих співробітниками підприємства, від реалізації майна фірми як оплата за товар від покупця і т.д.

З 2014 року оформлення прибутково-касових ордерів у зв'язку зі спрощенням порядку ведення каси в організаціях перестало бути обов'язковим, там не менш досі цей документ має широке поширення.

ФАЙЛИ

Правила оформлення прибутково-касового ордера

Уніфікованого зразка прибутково-касового ордера немає, тому кожне підприємство може розробити його форму на власний розсуд або скористатися шаблоном. Останніми роками поширене явище, коли підприємство, самостійно розробивши бланк ПКО, друкують їх у друкарні і бухгалтери потім заповнюють його вручну. Не менш часто зустрічаються ситуації, коли бланк заповнюється безпосередньо на комп'ютері, а потім роздруковується на принтері. Таким чином, оформляти ордер можна як від руки, так і друкувати на комп'ютері, але у будь-якому випадку він повинен містити «живі» підписи.

Підписується документ спеціалістом відділу бухгалтерії чи уповноваженим співробітником, а також касиром. Завіряти бланк печаткою необов'язково, оскільки з 2016 року юридичні особи, як раніше, та індивідуальні підприємці мають право не використовувати у своїй роботі печатки та штампи.

Документ оформляється в єдиному екземплярі та зберігається в бухгалтерії.

Слід зазначити, що заповнення олівцем, як помарок, помилки і виправлення в прибутково-касовому ордері неприпустимі – цього слід уникати, у крайньому разі, краще документ переоформити.

Після заповнення прибутково-касовий ордер необхідно зареєструвати в журналі внутрішньої реєстрації прибуткових та видаткових ордерів, а квитанцію відірвати по пунктирній лінії розрізу і віддати людині, яка внесла в касу гроші.

Інструкція із заповнення прибутково-касового ордера

Стандартний бланк прибутково-касового ордера умовно можна поділити на дві частини.

Частина перша

Перша включає в себе найменування організаціїіз зазначенням її організаційно-правого статусу (ІП, ТОВ, ЗАТ, ВАТ), а також структурний підрозділ, що його виписує (заповнюється за потребою, можна поставити прочерк). Також тут потрібно вказати код організації з ОКПО(Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій) – знайти його можна в установчих документах організації.

Далі, трохи нижче, навпроти найменування документа у відповідному осередку слід написати його номер з внутрішнього документообігу, а саме - журналу реєстрації прибуткових і розхідників (нумерація прибуткових ордерів має бути безперервною), а також дату його заповнення.

Частина друга

Друга частина прибутково-касового ордера є основною і включає відомості, що стосуються безпосередньо фінансового надходження.

• У стовпці «Дебет»слід поставити номер бухгалтерського рахунку, за дебетом якого припадає готівка, що надійшла (найчастіше тут ставиться цифра 50, тобто «Каса»). Цей осередок не є обов'язковим, так що його можна залишити порожнім.
• Далі в стовпці "Кредит"треба поставити код відділу або підрозділу, на який припадають фінанси (теж можна поставити прочерк) та номер кореспондуючого рахунку, за яким відображається надходження до каси. Також за потреби треба заповнити стовпчик код аналітичного обліку(але якщо такі коди в організації не застосовуються, осередок заповнювати не потрібно).
• Потім у стовпець «Сума»вноситься грошова сума (цифрами), що надійшла касу.
• У осередок «Код цільового призначення»треба занести код призначення грошей, що надійшли, але тільки якщо такі коди використовуються в організації.
• Нижче потрібно вказати, від кого саме надійшли гроші (прізвище, ім'я, по батькові людини), а також підставу (тут треба вписати назву господарської операції, наприклад, «позику коштів», «повернення авансу», «оплата за договором» тощо) .)
• В рядку " Сума», Знову вписуємо суму вхідних коштів, але вже прописом. Після внесення запису, в поле, що залишилося, поставити прочерк (щоб уникнути фальсифікації документа). Тут же потрібно виділити ПДВ, а якщо ПДВ не використовується, це необхідно також відзначити.
• В рядку "Додаток"зазначаються реквізити прикріплених первинних документів (за їх наявності).

На закінчення під документом слід поставити підписи головного бухгалтера та касира, що прийняв гроші. Квитанція заповнюється абсолютно аналогічно і потім відривається по лінії розрізу і передається на руки особі, яка передала гроші.

Одним із важливих документів первинної облікової документації серед касових операцій є касовий прибутковий ордер або, як його ще називають, форма КО-1. З його допомогою реалізується прийом коштів, що надходять до каси підприємства. Головним завданням бухгалтера стає правильне заповнення касового прибуткового ордера.

Особливості прибуткового касового ордера

Насамперед зазначимо, що документ може бути підписаний як головним бухгалтером, так і уповноваженою особою. Заповнюватися ордер може лише штатним чи головним бухгалтером. Якщо організації немає бухгалтер, то заповнювати ордер потрібно керівнику. Документ виглядає так:

Розглянемо основні особливості, якими володіє цей документ:

1. Прибутковий ордер і двох елементів. Перша частина є безпосередньо сам ордер, а друга – відривну квитанцію.
2. може вестися індивідуальними підприємцями. Для ведення цього документа обов'язкове.
3. Прибутковий ордер може створюватися від руки чи друкованому форматі, це має важливого значення.
4. Для його засвідчення необхідно застосовувати спеціальний друк або штамп, що містить інформацію про реквізити підприємства.
5. Для перевірки підписів, зазначених у документі, касир повинен мати вільний доступ до зразків підписів усіх осіб, які підписали документ.
6. При заповненні прибуткового ордера не допускаються помарки чи виправлення. У разі допущення таких весь документ цілком доведеться переписати.
7. Після того як ордер буде правильно та начисто заповнений, факт його реєстрації вносять до реєстраційного журналу прибуткових та видаткових касових документів, що відповідає формі N КО-3.

Як правило, бланк прибуткового касового ордера виготовляється в єдиному екземплярі бухгалтером організації. Заповнений та зареєстрований ордер організація залишає у себе, а квитанцію, яку додають до оплати, віддає особі, яка здала гроші.

Послідовність заповнення прибуткового касового ордера

Щоб безпомилково заповнити прибутковий касовий ордер, необхідно заповнювати його послідовно, починаючи з верхніх рядків і закінчуючи нижніми полями. Спочатку заповнюється сам касовий ордер, після чого вноситься вся необхідна інформація у квитанцію. Ось зразок заповнення прибуткового касового ордера:

Розглянемо докладніше послідовність заповнення ордера:

1. Заповнення починається з вступного рядка. Тут потрібно вказувати повне найменування організації, а також назву її структурного підрозділу. Якщо структурного підрозділу немає, у графі нічого вказувати не потрібно. Також необхідно написати код.
2. Графа "Коди" заповнюється відповідно до даних Держкомстату. Графа "Номер документа" заповнюється відповідно до наступної цифри в журналі реєстрацій. Зверніть увагу, що всі касові документи, що реєструються, нумеруються по порядку від початку року.
3. Дата складання. Тут важлива послідовність: спочатку пишемо день, потім місяць та рік. Усі дані заповнюються арабськими цифрами. Якщо необхідно вписати однозначну цифру, вона прописується разом з нулем, наприклад, 01.03.2016. Дата, що вказується, повинна відповідати оприбуткуванню грошей.
4. Дебет. Тут потрібно вказати номер рахунку, який надходять кошти.
5. Кредит. Графи з інформацією з кредитів заповнюються лише ТОВ відповідно до їх бухгалтерського обліку. ці графи можуть заповнювати, т.к. бухгалтерського обліку вони ведуть.
6. Код цільового призначення заповнюють виключно у разі, якщо організація застосовує таку систему кодування.
7. Далі переходимо до квитанції. Тут спочатку заповнюється графа "Прийнято від". У неї вписують або ПІБ того, хто вносив гроші, або повне найменування організації, якщо гроші надійшли від неї.
8. Заснування. Графа підстави заповнюється зазначенням джерела надходження коштів із відображенням змісту фінансової операції.
9. Сума. Тут необхідно написати прийняту суму цифрами та прописом. Як правило, зазначаються і рублі, і копійки.
10. Рядок “у тому числі” заповнюється інформацією про ПДВ. Якщо ПДВ увімкнено, то потрібно вказати суму, якщо ні – прописати, що ПДВ відсутнє.

Остання інформація, що вказується в ордері, це "Додаток". Тут потрібно перерахувати по порядку всі документи, що додаються до ордера, у тому числі квитанцію.

Відео: Для чого потрібний прибутково-касовий ордер?

Чи можна успішно вести документообіг каси підприємства, не використовуючи при цьому прибутковий касовий ордер? Навіщо потрібен ПКО? Спробуємо розібратися у цих питаннях із фахівцем із фінансів:

Отже, індивідуальний підприємець може вести документ, тоді як ТОВ – зобов'язані це робити. При цьому варто пам'ятати, що перед здаванням у касу ордер проходить повторну перевірку щодо правильності заповнення всіх граф.

Надходження готівки до каси обов'язково супроводжується прибутковим касовим ордером. У 2019 році оформити цей документ можна не лише від руки, а й онлайн. Як правильно його заповнювати?

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Будь-яке надходження готівки до каси юридичної особи фіксується прибутковим касовим ордером. Незалежно від обставин та підстави надходження грошей порядок заповнення ордера залишається незмінним.

Не змінюються правила оформлення та при онлайн заповненні. Як у 2019 році заповнити прихідник правильно онлайн?

Важливі аспекти

Одним із найважливіших елементів касової дисципліни вважається. Їм відзначається будь-який прийом коштів у касу організації чи індивідуального підприємця.

Зазвичай документ складається після закінчення дня на сукупний обсяг, що надійшли за всю робочу зміну грошей.

Щодо створення окремого прибуткового касового ордера з будь-якої певної операції, то ця дія залишається повністю на розсуд самого суб'єкта.

Суворих вимог у разі не передбачається. Юрособа сама вирішує, як зручніше оформляти надходження готівки, керуючись чинною.

Щодо формату заповнення документа, то це залежить від самого підприємства. Деякі юридичні особи ведуть документацію у паперовому вигляді.

Інші автоматизують процеси та застосовують комп'ютерне заповнення. У будь-якому випадку парафія складається лише в одному примірнику.

Основні терміни

Прибутковим касовим ордером (ПКО) називається звітний документ, оформлюваний на час вступу готівки до каси будь-якої організації. Цей документ уніфікований із серпня 1998 року.

Без цього документа обійтись неможливо. Саме ПКО як первинний обліковий документ підтверджує будь-яке надходження грошей.

Складається прибутковий касовий ордер із двох частин – безпосередньо ордери та відривний до нього. Оформлений документ залишається у касі.

Але попередньо потрібно зареєструвати його у . ,

Він є невід'ємною частиною у питанні контролю за станом каси. ПКО є підставою для відображення даних у бухобліку.

Важливим і при прийнятті управлінських рішень. На даний час бланк прибуткового касового ордера має затверджену форму КО-1. Вона є міжгалузевою. Застосовувати її можуть усі суб'єкти підприємницької діяльності.

Право підпису документа

Належно оформлений прибутковий касовий ордер підписується касиром. Також підписати документ має бухгалтер чи головний бухгалтер.

За відсутності таких підписує ПКО особа, яка їх замінює. Таким може бути керівник організації чи індивідуальний підприємець.

Відривну квитанцію підписують ті самі особи. Потім відривна частина ордера засвідчується друк. Тільки після цього можна передати її особі, яка внесла кошти до каси. Друк повинен бути присутнім лише на відривній квитанції.

Популярна думка, що відбиток друку повинен захоплювати частину підпису. Таке можна рідко побачити практично. Але насправді це неправильно і вважається порушенням правил щодо заповнення документів.

Касир зобов'язаний перевірити та звірити всі дані ПКО. Важливо переконатися в справжності підпису бухгалтера або особи, яка його заміщає. Дані в ордері мають бути записані правильно, без виправлень та помилок.

При вказівці додатків потрібно переконатися в їх наявності. Якщо всі встановлені правила дотримані, відхилень не помічено, касир приймає готівку.

При цьому він проставляє дату здійснення операції, підписує бланк і передає клієнту квитанцію ПКО. При виявленні помилок касир повертає прибічник на переробку.

Після передачі квитанції переважна більшість прибуткового касового ордера залишається у касі. Прийом готівки до каси має здійснюватися саме у той день, коли відбулося складання та підписання документа.

Нормативна база

Форму прибуткового касового ордера затверджено. Застосовуватися вона почала з 1999 року. При цьому доповнювати форму новими реквізитами або видаляти не можна.

Навіть, незважаючи на прийняття до . Зумовлено це тим, що цей касовий документ не призначається для бухобліку.

Він входить у поняття касового обліку, який регулює оборот коштів у касі організації. Обов'язок із застосування виключно форми КО-1 для оформлення грошових коштів, що приймаються, заснована і Банком Росії.

Це очевидно із Вказівки №3210-У від 11.03.2014 «Про порядок ведення касових операцій».

ПКО складається з двох частин і кожна їх обов'язкова до заповнення. Оформляти прийом готівки до каси прибутковим касовим ордером мають лише юридичних.

Банк Росії дозволив індивідуальним підприємцям самостійно приймати рішення щодо застосування затверджених касових документів.

Але це стосується лише випадків, коли ІП ведуть облік доходів/витрат та інших обов'язкових об'єктів з урахуванням норм податкового законодавства. Інакше ІП повинні застосовувати самі касові уніфіковані форми, як і юрособи.

Складається прибутковий касовий ордер за будь-якого надходження грошей до каси:

• при поверненні виданої під звіт суми;
• у разі повернення виданого надлишку із зарплати;
• при здачі виручки;
• при одержанні грошей від покупця;
• при знятті коштів із розрахункового рахунку тощо.

Вимоги до заповнення ПКО залишаються незмінними за будь-яких обставин.

Онлайн заповнення прибуткового касового ордера

При здійсненні прибуткових операцій дозволяється використовувати бухгалтерські онлайн-сервіси чи автоматизовані системи.

За допомогою таких засобів можна значно прискорити оформлення ПКО. Найчастіше використовуються такі програми як «1С», «БЕСТ», «ІНФО-Бухгалтер», «Вітрило» та інші.

Користуватися системою при заповненні приходника зручно ще й тим, що автоматично визначається номер документа і він автоматично реєструється в журналі обліку.

Плюсом для ведення бухобліку стає те, що бази програм нормативних документів регулярно оновлюються. Це усуває ризик застосування застарілих форм.

Покрокова інструкція

Алгоритм заповнення форми КО-1 при строковому заповненні виглядає так:

• організація – вказується назва підприємства чи іншої юридичної особи.
• ОКПО – вписується код, наданий Держстатом. За відсутності коду у графі проставляється прочерк.
• структурний підрозділ – тут прописується найменування підрозділу, що займається формуванням прибуткового касового ордера.
• номер документа – пишеться порядковий номер документа, який має бути послідовним.
• дата складання – встановлюється дата створення документа. Важливо, щоб дати внеску та оформлення готівки збігалися.
• дебет - ставиться бухгалтерський рахунок 50.1 "Каса", що означає надходження грошей до каси.
• код структурного підрозділу – прописується значення присвоєного коду, який здійснюється оформлення готівки.
• кореспондуючий рахунок / субрахунок - проставляється кредитний бухгалтерський рахунок. При цьому номер рахунку залежить від виду операції:

• код аналітичного обліку – відбиває внутрішню аналітику рахунки.
• сума – пишеться цифрами сума, внесена під час оплати.
• прийнято від - вказується прізвище фізособи або найменування юрособи, які внесли гроші в касу.
• підстава - записується за що отримані гроші.
• сума - прописом і без скорочень пишеться отримана сума.
• у тому числі - прописується цифрами сума. Якщо організація не сплачує ПДВ, так і пишеться «Без ПДВ».
• додаток – розписується перелік усіх супутніх документів із зазначенням номера кожного та дати складання.

Після того, як ПКО заповнений в єдиному екземплярі, можна перейти до наступного кроку з його оформлення:

Потрібно пам'ятати, що всі прибуткові ордери нумеруються по порядку. Відлік розпочинається з першого січня кожного нового календарного року.

При роботі в 1С

У програмі 1С є готові шаблони всіх документальних форм, необхідні бухобліку. Для початку роботи потрібно занести на згадку програми дані організації та сформувати аналітику.

При кожному наступному оформленні ПКО не доведеться писати назву юрособи, ОКПО. Система їх самостійно впише.

Також автоматично буде проставлено дату складання документа та порядковий номер його. Зробити прибутковий касовий ордер онлайн у 1С можна так:

Увійти до програми	І відкрити вкладку «Банк та каса»
З меню, що випало	Вибрати «Прибутковий касовий ордер»
У віконці, що відкрилося	Натиснути кнопки «Дії» → «Додати»
У створеному документі вказати суму та найменування контрагента	Щоб вказати суму, слід натиснути на значок калькулятора у графі про суму. Нижче в рядку про контрагент потрібно натиснути на крапку. З списку слід вибрати потрібну групу і потрібного суб'єкта
Далі потрібно натиснути на закладку «Друк»	На сторінці, що відкрилася, вказується від кого прийняті кошти. Тут же вказуються документи, що додаються.
Для збереження даних	Слід натиснути кнопку «Записати»

Для перегляду всіх прибуткових касових ордерів та пошуку будь-якого з них необхідно увійти у вкладку «Банк та каса», натиснути «Прибутковий касовий ордер». Можна переглядати всі створені парафіяни і кожен із них окремо.

Як роздрукувати бланк

Перед тим, як роздрукувати сформований бланк в 1С, потрібно ще раз перевірити правильність його заповнення. У разі виявлення будь-яких помилок можна змінити неточності в ручному режимі.

Для цього потрібно вибрати документ, натиснути кнопку "Рух документа". Далі слід проставити галочку у пункті «Ручне коригування». Після цього в документ модно внести необхідні зміни та редагування.

Після виправлення ордера натискається кнопка "Записати". Далі натискається кнопка «Прибутковий касовий ордер», біля кнопки намальовано піктограму принтера.

На роздрукованому ордері ставляться необхідні підписи та друк. Уздовж розривної лінії відокремлюється квитанція, яка передається одержувачу. Сам ордер зберігається у бухгалтерії.

Переваги і недоліки

Можливість онлайн заповнення касового ордера не означає, що не можна заповнювати документ на комп'ютері в режимі офлайн або вручну.

Всі ці варіанти мають місце. Що стосується саме онлайн створення приходника, то можна відзначити такі переваги як:

Приходник є тим самим документом, з якого виробляється оформлення надходження коштів у касу організації. Бланк прибуткового касового ордера (ПКО) має уніфіковану форму № КО-1, що виписується в одному примірнику відповідальною за це особою.

Складається касовий документ із двох частин: безпосередньо самого прибуткового ордера та відривної квитанції до нього. Остання видається особі, яка вносить гроші до каси, на підтвердження ухвалення від неї цих грошей.

Прибуткові ордери та квитанції до них можуть бути виписані як від руки, так і із застосуванням друкарської чи обчислювальної машинки. У цих документах, під час заповнення, не допускаються помарки або виправлення. Тому якщо при оформленні ПКО допущена помилка, слід переписати його заново.

Заповнення прибуткового касового ордера

У заголовку приходника вказують назви організації та структурного підрозділу (за його наявності). Якщо структурний підрозділ відсутній, ставиться прочерк.

«Коди» вибираються із довідки Держкомстату.

«Номер документа» вказується відповідно до журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів ().

Касові документи нумеруються по порядку від початку календарного року.

"Дата складання" оформляється арабськими цифрами в наступній послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця та місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними точкою; рік - чотирма арабськими цифрами:

дд.ММ.РРРР.

Якщо порядковий номер дня місяця та (або) місяця менше десяти, то попереду ставиться 0. Наприклад, дату 1 січня 2010 року слід записувати так:

Прибутковий ордер складається у день надходження грошей у касу, отже, дата, зазначена у ньому, і є датою оприбуткування грошей.

Записи у графах "Дебет" та "Кредит" робить бухгалтер, який оброблятиме первинний документ.

У графу "Дебет" заноситься номер рахунку, за дебетом якого надходять кошти. Тут же може бути вказано номер субрахунку відповідно до робочого плану рахунків організації.

У графі "Кредит, код структурного підрозділу" вказується код структурного підрозділу, на який припадають кошти (якщо є), наприклад, відділ магазину, конкретна торгова точка.

У графі "Кредит, кореспондуючий рахунок, субрахунок" вказується номер рахунку і, якщо необхідно, субрахунки, за кредитом якого відображається надходження коштів до каси організації.

До графи "Кредит, код аналітичного обліку" заноситься код аналітичного обліку за рахунком, зазначеним у попередній графі, якщо застосування таких кодів передбачено в організації.

У графі "Сума, руб. коп." співробітник, який заповнює документ, вказує грошову суму (цифрами), одержувану до каси організації.

У графі "Код цільового призначення" записується код призначення використання коштів, що надійшли. Ця графа використовується, якщо організація використовує відповідну систему кодування.

Заповнення рядків прибуткового касового ордера провадиться наступним чином.
"Прийнято від ________":

• якщо гроші приймаються від працівника організації (у якій складено прибутковий касовий ордер), то в цьому рядку зазначаються прізвище, ім'я та по батькові цього працівника у родовому відмінку;
• якщо гроші приймаються від працівника сторонньої організації, то у цьому рядку пишемо "Прийнято від "найменування організації" через "Прізвище, ім'я, по батькові"".

У рядку "Підстава" зазначається джерело надходження готівки, тобто. відбивається зміст фінансової операції.

У рядку "Сума" записують суму коштів, що надходять до каси. У цьому рублі вказують прописом з великої літери і початку рядки, а копійки - цифрами. Якщо після написання суми в рублях у рядку залишилося вільне місце, його прокреслюють.

Тут слід звернути увагу на таку особливість. Якщо у графі "Сума" отримана сума була вказана з копійками, то й у цьому рядку сума також зазначається з копійками. Якщо сума була вказана без копійок, то й у рядку про копійки не згадується. Наприклад, у графі "Сума" зазначено: 450-00 . Отже, у рядку "Сума" має бути написано: "Чотириста п'ятдесят карбованців 00 копійок".

Якщо ж у графі "Сума" зазначено: 450=, то в рядку "Сума" має бути написано: "Чотириста п'ятдесят карбованців".

У рядку "У тому числі" зазначається сума ПДВ, що записується цифрами, або робиться запис "без податку (ПДВ)".

У рядку "Додаток" перераховуються первинні та інші документи, що додаються.

Квитанція до прибуткового касового ордера заповнюється аналогічно самому ордеру.

Перед тим як прибутковий касовий ордер потрапить до каси, він має бути зареєстрований у .

Після заповнення та реєстрації ПКО, але до отримання грошей за ним, ПКО та квитанція підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це письмовим розпорядженням керівника.

Також вказується розшифрування підпису – прізвище та ініціали.

При отриманні ПКО касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність та справжність на документах підпису головного бухгалтера;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.

Якщо жодної з вищезгаданих вимог недотримано, касир зобов'язаний повернути документи для доопрацювання та належного оформлення. В іншому випадку касир приймає гроші і після їх отримання ставить свій підпис, прізвище та ініціали на прибутковому ордері та квитанції.

На квитанції касир зазначає також дату прийому грошей та засвідчує свій підпис печаткою. Друк на квитанцію ставиться те щоб краєчок заходив сам прибутковий ордер (див. зразок заповнення).

Додані до ПКО документи погашають штампом або написом "Отримано" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Після того, як гроші надходять до каси, касир відриває квитанцію до ВКО по лінії відрізу і видає її на руки особі, яка здала гроші, а сам касовий ордер залишає в касі.

Чи можна видати клієнту разом касового чека квитанцію від ПКО? І чи правомірно взагалі видавати такий документ? Поставлені питання досить цікаві.

Причина цього проста:є реальні приклади, коли ІП, продаючи якийсь товар клієнту, не видає йому пробитий ККТ чек, а надає лише квитанцію від приходника (прибуткового касового ордера) і, наприклад, накладну. Чи підприємець може так робити? У яких випадках можна замінити чек іншим документом? Почнемо розбиратися по порядку.

Поняття «каса» та «ККТ»: суть та відмінності

Спочатку трохи теорії. Своє міркування розпочнемо з понять «каса» та «ККТ». Більшість помилок і помилок пов'язані саме з тим, що їхній зміст часто плутають.

Отже, каса – це операції ІП (чи організації), які у готівковій формі.Це може бути як операції з приходу (надходження доходів), і за витратою (витрата коштів у різні цели). Усі операції з готівкою повинні відбиватися по касі. По суті, каса є у всіх ІП та організацій, винятки дуже рідкісні: навіть якщо всі операції проходять безготівково, то ви можете знімати гроші на якісь витрати на потреби бізнесу, наприклад, на покупку канцелярії.

"Каса" - це свого роду уявний "гаманець", куди надходять гроші і звідки вони беруться на витрати. Для організацій поняття «каса» виглядає більш простим для розуміння, тому що в бухобліку за планом рахунків є спеціальний рахунок 50 «Каса», за яким відображаються всі операції з готівкою.

ККТ – контрольно-касова техніка, необхідна проведення готівкових розрахунків за продані клієнту товари, (чи послуги), тобто саме апарат, який вибиває чек.

Визначення із закону взагалі звучить ось так:

Контрольно-касова техніка- Електронні обчислювальні машини, інші комп'ютерні пристрої та їх комплекси, що забезпечують запис та зберігання фіскальних даних у фіскальних накопичувачах, що формують фіскальні документи, що забезпечують передачу фіскальних даних та друк фіскальних документів на паперових носіях відповідно до правил, встановлених законодавством РФ про застосування.

Відразу відзначимо важливі відмінності:

1. По ККТ йде облік лише готівки, що надходить від покупців за куплені у вас товари чи послуги, по касі приходом вважаються всі готівкові надходження – виручка з ККМ протягом дня, зняття грошей з розрахункового рахунку тощо.
2. З ККТ не можна витрачати гроші - тут немає витратної частини, гроші на витрати можуть бути видані виключно з каси.

Висновок:каса не рівнозначна ККТ - це різні поняття, що позначають різні речі. Каса - всі готівкові операції підприємця або організації (якийсь "великий гаманець"), ККТ - безпосередньо апарат для прийняття грошей у клієнта і вибивання чека. Зв'язок між двома поняттями можна легко показати: наприкінці дня виторг магазину з ККМ здається до каси ІП (організації), операція оформляється приходником.

Нормативне регулювання питання

Отже, «касу» та «ККТ» ми розділили між собою. Наразі розділимо законодавчі акти, які регулюють ці питання. Особливо виділимо два з них:

1. Закон № від 22.05.2003 р. «Про застосування ККТ під час здійснення готівкових розрахунків…» № 54-ФЗ – регламентує застосування ККТ.
2. Вказівка ​​ЦП від 11.03.2014 р. «Про порядок ведення касових операцій…» № 3210-У – регламентує ведення каси.

Вивчивши документи, робимо висновок, що каса, тобто готівкові операції є у ​​всіх ІП та організацій (винятки можуть зустрітися, але дуже рідко), а значить і вести їх повинні всі. Право не оформляти документи по касі (прихідник, розхідник, касова книга) є лише у ІП, які враховують доходи/витрати та фізичні показники згідно з нормами НК РФ (наприклад, у КУДІР).

Висновок:повторимося ще раз, "каса" не дорівнює "ККТ". Обов'язок заповнення касової книжки зовсім не пов'язані з обов'язковим використанням ККТ після ухвалення оплати від клієнтів у готівковому вигляді. Цілком реальною є така ситуація, що у вас є ККТ, як цього вимагає законодавство, але ви як ІП користуєтеся правом не займатися оформленням касових операцій. Або, навпаки, ви як ІП потрапляєте під дію одного з винятків Закону № 54-ФЗ та ККТ не використовуєте, наприклад, виписуючи БСО фізичним особам, але оформляєте касові операції з приходу, заповнюючи прибуткові та касову книгу з контрольною метою.

Касовий чек та ПКО

Описані вище відмінності дозволяють дійти невтішного висновку про відмінність двох документів – ПКО і касового чека.

Касовий чек – це документ, який вибиває ККТ. У чому його зміст? Для клієнта чек є підтвердженням того, що ІП отримав від нього гроші. Відповідно, надалі покупець зможе з чеком звернутися з претензією, якщо товар виявився неякісним. Для ІП вибивання чека – підтвердження прийняття готівки, тобто фактично підтвердження формування суми загальної виручки від продажу.

ПКО – первинний бухгалтерський документ, службовець оформлення операцій із «касі». Значення прибуткового ордера зовсім інше: він використовується безпосередньо для обліку руху готівки всередині вашої діяльності (або всередині організації).

Виглядає цей бланк так:

Висновок:ПКО не рівнозначний касовому чеку та замінити його не може. З допомогою ПКО оформляють надходження коштів із різних джерел, а чи не отримання ККТ грошей від клієнтів за куплений товар.

Тепер переходимо до питання: чи можна видати покупцеві лише квитанцію від ПКО? Постараємося дати докладну відповідь. Спиратимемося безпосередньо на закон №54-ФЗ.

Що ми маємо у вихідних даних

• ККТ має застосовуватись організаціями та ІП, якщо вони здійснюють розрахунки готівкою, банківськими картками, електронними засобами платежу;
• якщо всі продажі у вас проходять через розрахунковий рахунок (безготівковий розрахунок), ККТ не застосовується, оскільки просто не потрібна;
• із загального правила є винятки, коли ККМ таки можна не застосовувати:
  • надання послуг населенню (можуть не використати ККТ до 01.07.2019 р.);
  • специфіка діяльності чи місцезнаходження;
  • плата податку за вмененком або патентом.
  • Про всі винятки ми вже розповідали.

• кожний із винятків Закону про ККТ супроводжується деякою умовою, виконання якої є обов'язковим (що потрібно видавати замість чека і яким чином цей документ має бути оформлений).

Висновок:Основний документ, який є підтвердженням оплати клієнтом товарів та послуг, – касовий чек. Якщо Закон про ККТ зобов'язує вас використовувати касовий апарат - ви зобов'язані вибивати чек, якщо ви можете не використовувати ККТ, але вона у вас є (потрапляєте під виняток, але не користуєтеся цим) - ви зобов'язані вибивати чек.

Виходить, що наявність ККТ зобов'язує ІП видавати покупцеві саме чек, а не якийсь інший документ. Проговоримо одразу ще кілька ситуацій:

• ви повинні застосовувати ККТ, вона у вас є, але чек ви не вибиваєте;
• ви маєте право не застосовувати ККТ, але вона у вас є (не користуєтеся цим правом) і чек ви не вибиваєте;
• ви повинні мати ККТ, але її у вас немає відповідно, і чек ви вибити не можете.

Усі ці нагоди класифікуються як порушення законодавства. Незастосування ККТ і непробивання чека вважаються порушеннями і забезпечать вам притягнення до відповідальності навіть тоді, коли ви все-таки видаєте якийсь документ покупцеві (якийсь бланк, квитанцію від ПКО тощо).

Тут усе зрозуміло. Тепер повернемось до винятків. Кожен із винятків Закону про ККТ супроводжується особливими вимогами. Ці вимоги полягають у наступному:

• у ситуації з наданням послуг населенню (тобто фізособам) ККТ можна не застосовувати, але лише за умови, що кожен клієнт отримуватиме від підприємця заповнений БСО;
• при використанні або можна обійтися без ККТ, але виписувати на прохання клієнта товарний чек чи інший документ. У цих документах обов'язково мають бути присутніми всі реквізити, встановлені законодавчо;
• при специфічності діяльності чи місцезнаходження дозволено взагалі нічого не видавати.

Висновок:що можна видати покупцю замість касового чека, якщо обов'язок використання ККТ відсутня? Варіантів всього три:

1. товарний чек чи інший документ, але з обов'язковим набором реквізитів;
2. не видавати нічого.

ПКО замість БСО

Чи підходить ПКО до перелічених варіантів? Розглянемо перші два пункти: БСО та «інший документ».

Відразу скажу, що до БСО є свої вимоги обов'язкових реквізитів (п. 2 Постанови Уряду РФ № 359 від 06.05.2008 р.), крім того, він має бути затверджений ІП (або ТОВ) та надрукований у друкарні. Аналогічні вимоги є і до «іншого документа» (перелік реквізитів наведено у п. 1 ст. 4.7 закону № 54-ФЗ у редакції від 03.07.2016 р.).

Тепер розмірковуємо далі. Якщо операція прийняття готівки за товар оформлятиметься ПКО, то клієнт у разі отримає квитанцію до ПКО. Чи може вона замінити БСО чи «інший документ»? Ні, не може, тому що переліки обов'язкових реквізитів цих документів розходяться з реквізитами бланка приходника.

Чи можливо доопрацювати форму квитанції до ПКО таким чином, щоб вона відповідала хоча б вимогам, які висуваються до «іншого документа»? Це можливо тільки теоретично, на практиці є кілька суттєвих проблем:

1. Вигляд ПКО затверджений, він складається за формою № КО-1 – хто доопрацьовуватиме уніфіковану форму? Охочих знайдеться небагато.
2. Щоб квитанція до ПКО могла зійти за БСО її потрібно не лише доопрацювати, а й надрукувати бланки в друкарні – тим більше ніхто не займатиметься.
3. Є ще один важливий момент, ще більш теоретичний, ніж попередні. За умови, що перші два пункти будуть виконані (уявимо собі таке), ми отримаємо новий документ. Початкове призначення ПКО – облік готівкових операцій із касі. Чи буде наш новий документ все ще придатним для оформлення касових операцій, адже від КО-1 він відрізнятиметься? Чи залишиться доопрацьований ПКО легітимним свого початкового призначення? Питання дуже спірне.

Висновок:теоретичних міркувань із цього питання може бути дуже багато, нам це зовсім ні до чого. Насправді висновок один: квитанція від приходника неспроможна замінити БСО чи «інший документ», які мають видаватися клієнту, якщо ІП вправі не застосовувати ККТ.

Тепер звернемося до останнього варіанту, коли ІП може не видавати покупцеві нічого.По суті, якщо ІП нічого видавати клієнту не зобов'язаний, але видає квитанцію приходника, безпосередньо закону №54-ФЗ це не суперечить.

Але звернемо увагу ось на що. Видавати квитанцію від ПКО можна лише тоді, коли готівка припадає безпосередньо до «каси» ІП (або організації). Нагадаємо, що не видавати покупцеві нічого можна лише у разі винятків, пов'язаних зі специфічністю діяльності та місцезнаходження.

Виходить, що "каса" практично ніяк не в'яжеться з цим винятком.Наприклад, ІП ніяк не може отримувати гроші в «касу», якщо займається торгівлею розносного типу або цистерн, продажем продуктів на ярмарку. Виходить, що видача клієнту квитанції до приходника у разі непрямо суперечить п. 3 закону № 54-ФЗ.

Висновок:у цьому випадку теоретично можливість видавати квитанцію до ПКО, нічого при цьому не порушуючи, таки є. Але можливість ця настільки мала, а обґрунтування настільки заплутане, що дійти невтішного висновку про правомірності таких дій складно.

Підсумок всього

Видача клієнту під час розрахунку готівкою квитанції від приходника як підтвердження оплати замість вибитого ККТ чека чи інших передбачених у разі винятків документів неправомірна. Основним документом у будь-якому випадку вважається виключно касовий чек. Замінити його БСО, товарним чеком чи «іншим документом» можна лише у ситуаціях, передбачених законом. ПКО - первинний бухгалтерський документ, який має своє власне значення - оформлення касових операцій усередині діяльності.