Основним бланком, що оформляється при видачі готівки з каси компанії, є видатковий касовий ордер (РКО). Його необхідно заповнювати щоразу, коли здійснюється витрачання грошей у ході здійснення господарської чи іншої діяльності. Порядок ведення операцій із касі дозволяє не застосовувати РКО лише підприємцям, які ведуть облік у спрощеному варіанті.

Нормативний акт, що вступив з 2014 року, визначає, що застосовувати можна не лише стандартну форму КО-02, а й розроблені з урахуванням потреб та особливостей діяльності власні бланки.

Видатковий ордер може складатися бухгалтером, зокрема головним, касиром, керівником фірми (за відсутності для підприємства бухгалтерії) чи найманим фахівцем, залученим за договором підряду. І тут всі необхідні підписи проставляє директор організації.

Може використовуватись бланк, придбаний у друкарні, а також заповнений за допомогою спеціалізованих програм. Витратник не повинен містити жодних виправлень, інакше він визнається недійсним. Якщо ж помилку допущено, документ необхідно перевипустити у правильному варіанті.

Підставою для витрачання грошей, за винятком зарплати, є заява працівника, підписана директором фірми із зазначенням напряму витрачання.

Виписаний бланк пред'являється касиру, який приймає його, перевіряє правильність заповнення, наявність усіх підписів. Далі він фіксує їх у журналі реєстрації.

Перед видачею готівки посадова особа має вимагати в їхнього одержувача документ, що засвідчує особу. Після звіряння з ним касир у відповідні графи вписує реквізити паспорта чи іншого документа. Потім працівник каси передає кошти їх одержувачу, якому потрібно їх перерахувати і за правильності суми розписатися у расходнике.

Важливо!Якщо видача грошей здійснюється довіреній особі, то разом із паспортом перевіряється і довіреність, після чого її прикладають до РКО.

Працівникам зарплата може видаватися за розрахунково-платіжними або платіжними відомостями. І тут за її закритті також складаються видаткові ордери на підсумкові суми. Потім документ передається касиру, який ставить на ньому штамп «Оплачено». Разом із звітом касира наприкінці дня РКО здається до бухгалтерії.

Звертаємо увагу!Співробітники, яким видавалися гроші на або на здійснення господарських витрат, повинні відзвітувати за фактом їх витрачання. Прийом грошей у касу здійснюється на підставі.

Видатковий касовий ордер зразок заповнення

Розглянемо зразок заповнення РКО.

У верхній частині документа пишеться назва фірми та її код згідно з довідником ОКПО. Якщо бланк належить до якогось певного підрозділу, його назву потрібно вказати нижче. В іншому випадку тут ставиться "-".

Праворуч від назви документа «Витратний касовий ордер» записується порядковий номер та дата його оформлення. Остання повинна мати вигляд ДД.ММ.РРРР.

У наступну таблицю вносяться дані бухгалтерського обліку - кореспондуючі рахунки по дебету та кредиту, коди структурних підрозділів та аналітичного обліку - якщо вони використовуються на підприємстві. Потім записується сума РКО цифрами. Поле «Код цільового призначення» має заповнюватися лише в тому випадку, якщо на фірмі розроблено та використовується необхідна система кодування.

У полі «Видати» записуються повні П.І.Б. людини, якій відпускаються кошти з каси. Не допускається сюди вписувати назву підприємства.

У поле «Підстава»зазначаються причини, через яку проводиться видача грошей. Наприклад «Зарплата», «Здача до банку», «Добові» тощо.

У полі "Сума" записується сума документа прописом.

У поле «Додаток» вказуються найменування документів, на підставі яких провадиться дана операція - заява працівника, платіжна відомість, квитанція тощо.

Потім документ підписується керівником компанії та головним бухгалтером, які ставлять свій особистий підпис.

Важливо!Нижче одержувач коштів повинен написати вручну одержувану суму прописом і без скорочень, поставити дату отримання та особистий підпис. Потім зазначаються повні реквізити документа, що засвідчує особу - паспорта, закордонного паспорта, військового квитка тощо.

Касовий ордер підписує працівник каси. Далі всі видаткові та прибуткові фінансові операції заносяться до .

Нюанси

Якщо кошти видаються юридичній особі, то полі «Видати» зазначаються особисті дані працівника - представника. У полі «Додаток» потрібно записати реквізити доручення отримання грошей, що прикладається до видатковому ордеру.

При здачі готівки до банку у полі «Видати» не можна писати «Здача виручки», оскільки це суперечить порядку ведення касових операцій. Там потрібно вказувати П.І.Б. працівника, який виконує цю дію, він же розписується в документі щодо отримання грошей.

При видачі зарплати допускається складання одного документа всю суму. І тут у полі «Видати» записується «Працівникам підприємства», а підставі реквізити платіжної відомості. Поля «Отримав», «Підпис» та «По» залишаються незаповненими.

Будь-які касові операції проводяться відповідно до Закону РФ. РКО чи видатковий касовий ордер - вид документа, яким уповноважена особа видає фінансові кошти. Видаються фінанси із каси підприємства. Видатковий касовий ордер – це необхідний касовий документ. Порядок виплати фінансових коштів визначено статтями з 14 до 21. "Порядок ведення касових операцій" затверджено Радою директорів ЦБРФ.

Готівка може виплачуватись з каси установи як по РКО, а й у іншій документації, яка передбачає виплату фінансів, наприклад, за рахунком чи відомості. РКО обов'язково підписується уповноваженими співробітниками організації, це може бути:

• директор;
• бухгалтер;
• фінансовий директор чи ін.

Якщо директор встановив дозвільну резолюцію на розхідник, фінансові кошти можуть видаватися без його підпису. Дозвільна резолюція виконується на рахунках, заявах. Фінансові кошти за видатковим касовим орденом 2 видаються лише після пред'явлення документа, що засвідчує особу: паспорта чи іншого документа.

Дані, подані пред'явником, записуються. Людина, яка отримує фінансові кошти своєю рукою, пише розписку про отримання. Заповнюється документ кульковою ручкою або пером, сума, що отримується, прописується великими літерами, копійки пишуться цифрами. Якщо розписка відсутня, це буде розцінюватися як недостача, і фінансові кошти, що не вистачатимуть, будуть стягуватися з працівника каси. Фінанси можуть виплачуватись за довіреністю. У такому разі у форму РКО вписується ПІБ одержувача людини-особи, якій довірено отримання фінансових коштів. Витратник включає опис підстав, за якими будуть видані фінансові кошти. Крім цього, там же має бути обов'язково перелік документації, що додається до КРО.

Коли здійснено видачу коштів, то обов'язково ставиться штамп "Оплачено", тим самим документи гасяться.

Штамп ставиться із точною датою видачі. Зразок та приклад заповнення видаткового касового ордера завжди знаходиться біля місця видачі коштів. Заповнення має проводитися точно за вказаними правилами, інакше документ вважатиметься недійсним. Виправлення, помарок, підчистки робити при заповненні документа не можна.

Загальні вимоги, як заповнити КО

Оформляючи ордери, слід зважати на деякі вимоги, які передбачає Положення 637:

1. Грамотне оформлення документа проводить не працівник каси, а головбух.
2. КЗ на прихід або витрату коштів видаються виключно в єдиному екземплярі.
3. Заповнення ордерів виконується за допомогою кулькової ручки або пера або роздруковуються на принтері, заправленому чорнилом темного тону за допомогою пристроїв ПК або інших методик, які дають повну збереженість записів документації на строки, передбачені законом.
4. Забороняється виправляти помилки. Якщо допущено помарок, то документ має бути знищений, а новий ордер має бути виписаний за правилами та без помилок.
5. Фінансові кошти по КЗ можуть прийматися або виплачуватись тільки в той день, коли була складена документація і в жодній іншій.
6. Категорично не можна видавати ордери про виплату чи отримання фінансів особам, які вносять чи отримують готівку.
7. Касова документація після оформлення формується за хронологією. Документації надається свій номер. Робиться обкладинка, і зберігаються вони у присвоєних папках. За безпеку відповідальність несе певна законом особа, на яку директор організації поклав такі обов'язки.
8. Якщо в документації вказується сума в іншій грошовій національній одиниці, то вона має бути прописана у документі. Отримуючи документ про надходження чи витрату коштів, касир зобов'язаний провести перевірку.

Правила перевірки документації

Відповідальна особа має перевірити:

1. Чи всі необхідні підписи на документах. Чи є підпис директора організації та головбуха, чи є на розхіднику дозвільний підпис директора підприємства чи іншого уповноваженого співробітника.
2. Чи всі реквізити, чи правильно оформлений документ.
3. Чи є всі необхідні документи, які мають бути додані до основної документації.

У тому випадку, коли є хоч одне порушення, документ не відповідає правилам, то всі документи мають бути повернуті працівником каси до бухгалтерії на подальше доопрацювання. Документи мають оформлятися згідно із законом у відповідній формі. Щойно всю документацію передано касиру, перевірено, її реєструють у спеціальних реєстраційних журналах.

Для ПКО є свої журнали, для розхідників – свої. РКО, які оформляються виходячи з платіжок, реєструються лише після видачі коштів у руки.

Збереження документації проводиться відповідальним співробітником, призначеним директором фірми. Зберігається документація у сейфі або у виділеному кабінеті, що знаходиться під охороною. Брати зі сховища той чи інший документ можна лише за письмовим дозволом директора підприємства чи головбуха. Брати документацію можна лише на час робочого дня, наприкінці дня ордер має повертатись на місце. Зберігання КО триває 3 роки, за відсутності рахунків – 75 років. Ордера можуть вилучатися з передбачених у Законі РФ випадках.

КО та документація

Будь-які КЗ з документацією здійснюють касири. Працівник каси може бути один або їх може бути декілька. Призначаються касири керівником організації. Якщо у фірмі працює не єдиний касир, то обов'язково має бути призначений старший відповідальний. Займатися виконанням касових дій може і директор підприємства. Будь-яка касова операція оформляється касовою документацією (ПКО чи РКО).

Підписують важливі папери директор, головбух, бухгалтер, працівник каси. У працівника каси має бути друк із реквізитами для підтвердження проведення операції. Будь-які надходження та видача фінансових коштів мають фіксуватися у касовій книзі. Кожен документ фіксується окремо. Коли робочий день добігає кінця, працівник каси обов'язково проводить звіряння даних касової книги та даних самої документації, звіряє залишок та розписується. Після цього всі записи звіряє головбух і ставить підпис. Якщо за робочий день жодних операцій не здійснювалося, записувати в книгу нічого не треба. Касові операції можуть проводитись і за допомогою комп'ютерних програм.

Як оформити ПКО

Будь-якою фірмою, організацією повинен фіксуватися дохід та витрати фінансів. Фіксуються доходи у готівковій та безготівковій формах. Реєстрація фінансів відбувається за прибутковим касовим ордером. ПКО - це документація, через яку ведеться надходження фінансових коштів у загальну касу організації. Для оформлення приходника знадобляться ручка, ПК, друк фірми, каса, програма 1С, кулькова ручка. Код завжди ставиться автоматично. Інформація в полі "отримано від" вноситься автоматично, якщо основою є розхідник, або від руки, користуючись списком контрагентів, коли оформлення відбувається натисканням кнопки "Оформлення приходника".

Статист вносить дані у рядок "Код організації", і тому вона заливається автоматично. З документації " Рахунок " відбувається заповнення суми, відповідної організації. Фінансова сума може оплачуватись повністю або частинами. Окремими сумами можна оплачувати готівкою та безготівкою за допомогою платіжного доручення через Банк РФ. Після всіх перерахованих вище операцій необхідно зробити запис приходника. Потім треба провести ордер у касовій книзі. Після натискання на кнопку "Друк" у вікні з'явиться форма ордера у друкованому вигляді. Щоб роздрукувати документ, треба натиснути комбінацію "CNTRL+P" і далі "ОК".

Документ роздруковується, після чого треба відірвати необхідну частину лінії відрізу. На касі роздруковується чек, який кріпиться до документа (1 частина), ставиться печатка фірми, підпис головного касира, головного бухгалтера. 2 частина документа підписується, і бланк забирається у звітність бухгалтера.

Правильне оформлення РКО

Кожне підприємство, організація, фірма, ІП мають оформлювати документи на свої та господарські операції. РКО призначається у тому, щоб вести облік всіх фінансових операцій організації, індивідуального підприємця. Порядок заповнення розхідника наступний:

1. Правила передбачають заповнення розхідника в одному примірнику. Документація у будь-якому випадку засвідчується головбухом та директором. Витратник потрібний для того, щоб провести розрахунок через касу. Заповнення розхідника передбачає внесення назви фірми та структурного підрозділу, обов'язково з кодами. Повинен бути зазначений і номер рахунку, субрахунку, Точний номер та число, місяць, рік заповнення документації.
2. Гроші видаються лише особі, на яку оформлено документ, чиї дані внесено до розхідника. Його особистість має бути перевірена, для цього касир має запросити паспорт. Якщо видача передбачає довіреність, то дані представника мають бути прописані у розхіднику. Представник діє лише на підставі довіреності.
3. РКО може включати додаткову документацію, що містить роз'яснення щодо спрямування фінансів. У такому разі достатньо підпису керівника підприємства. Підпис може ставитись на дозвільному документі, не обов'язково завіряти сам розхідник.
4. Фінансові кошти можуть виплачуватись і за платіжно-розрахунковою відомістю. У такому разі відомість обов'язково засвідчується печаткою із реквізитами підприємства. Вся інформація про складені документи обов'язково вноситься до реєстраційного журналу документів.
5. РКО застосовується при занесенні фінансів з цього приводу у Банку РФ. У цьому випадку у рядку "Видано" слід обов'язково зазначити, що кошти призначені для зарахування на розрахунковий рахунок. Важливо пам'ятати, що при видачі коштів певній особі до кореспонденції рахунків має бути внесений код 71.
6. Якщо розхідник оформлений за правилами, це буде підставою залучення організації, ІП до відповідальності за Законом РФ, ст. 15.1 КпАП РФ. Штраф за неналежне оформлення та ведення документації може бути від 50 000 для ЮЛ та від 5 000 для посадової особи, відповідальної за заповнення РКО. НК РФ також передбачає відповідальність за неналежне заповнення та ведення документації. Штраф за НК РФ ст. 120 може досягати 10000 руб.

Правильне оформлення видаткового касового ордера має відбуватися без жодної помилки, не допускається жодних виправлень і помарок. Зіпсований бланк обов'язково знищується.

Готівка може видаватися лише після ідентифікації особи одержувача. Якщо готівка видається за довіреністю на кілька виплат, то касир обов'язково робить копії, які обов'язково засвідчуються. Копія прикладається до РКО, платіжної відомості. Оригінальний документ довіреності зберігається у касира і коли відбувається остання виплата коштів, він прикладається до РКО.

Дуже важливо дотримуватися всіх правил, інакше на організацію та на відповідальну особу буде накладено відповідальність у вигляді штрафних санкцій.

Відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків прописано у Податковому кодексі РФ.

Видачу готівки з каси здійснюють виходячи з розхідника. Його заповнення, як і заповнення будь-якого іншого документа, має свої особливості, про які ви зможете дізнатися з цієї статті.

Витратник необхідно оформляти у таких випадках:

• Перерахування доходів компанії на її банківський рахунок;
• Видача готівки співробітнику організації з його особисті витрати;
• Видача працівникові готівки під звіт;
• Зняття готівки підприємцем для потреб, якщо він здійснює своєї діяльності без співробітників.

При заповненні ордера на витрату необхідно керуватися такими правилами:

1. У рядку «код ОКПО» вказують код, який організація отримала під час проходження реєстрації.
2. Якщо гроші видаються з каси філії, зазначається її код, якщо кошти видаються з каси головного офісу – ставиться прочерк.
3. У полі номер документа прописується порядковий номер ордера.
4. Обов'язково має бути зазначена дата складання ордера, яка має збігатися з датою видачі коштів.
5. У рядках «кредит» та «дебіт» зазначаються відповідні номери рахунків бух. обліку. Якщо компанія знаходиться на спрощенні, вона може не заповнювати ці розділи.
6. Сума прописується і прописом, і цифрами. При вказівці суми цифрами копійки пишуться через кому.
7. У полі «видати» пишуться ініціали людини, яка отримує готівку.
8. У графі «підстава» зазначається зміст операції (на що видаються кошти).
9. У рядку «додаток» зазначаються реквізити первинних документів, що додаються до розхідника.
10. Поле "отримав" заповнюється безпосереднім одержувачем готівки. Він пише, яку суму він отримав, дату отримання та підкріплює це своїм підписом.

Особливості заповнення РКО

1. Складати розхідник потрібно до видачі готівки з каси - готувати заздалегідь і використовувати при необхідності не можна.
2. Якщо кошти видаються з каси виходячи з доручення, це обов'язково прописується в ордері.
3. Оформити ордер з витрат можна лише одному примірнику. При цьому в документі не повинно бути помарок та виправлень.
4. Ордер має бути сформований на основі виправдувальної документації.
5. Штамп на ордері ставити необов'язково.
6. Ордер, сформований для інкасації чи винагороди співробітника, керівництвом організації не засвідчується.

Якщо гроші видаються під звіт

Якщо гроші видаються відповідальному співробітнику під звіт, складання видаткового ордера є обов'язковим. Він формується відповідно до заяви підзвітного працівника письмово. Ця заява може бути написана у довільній формі. Головне, щоб у ньому містилися відомості про суму готівки, що видається, про період, на який видаються гроші, дата і підпис керівника організації.

Витратник на видачу заробітної плати

При видачі зарплати складати РКО також потрібно. Якщо видача здійснюється за відомостями, ордер оформляється на касира як на одержувача коштів. У рядку "отримав" прописуються ініціали касира, а в рядку "підстава" - видача зарплати співробітникам. Додатком до документа є платіжна відомість.

В отриманні готівки розписується касир. Він є відповідальною особою за одержану суму. Відповідно до цього документа зарплату видає касир.

РКО: завантажити бланк (Word, Excel)

Бланк видаткового касового ордера можна завантажити як у форматі Word, так і у форматі Excel. Кожен із них має як свої переваги, так і недоліки.

З документами формату Word може працювати набагато більше програм. З файлами Excel працює не так багато рішень.

Якщо ви завантажите бланк розхідника Excel формату, він буде більш унікальним. Тобто він без проблем розпізнається у всіх версіях Excel та інших сторонніх програмах. А якщо завантажити бланк рко в Word, є ризик, що він не зможе відкритися в програмах, що відрізняються від тієї, в якій він був створений.

Ще однією перевагою Excel бланка є зручніше заповнення. Осередки для введення інформації виділені, тому помилитися з введенням практично неможливо. При заповненні документа Word є можливість випадково внести інформацію не в потрібне поле, через що структура бланка може бути порушена.

Видатковий касовий ордер створюється при відпустці з каси юрособи готівки. Це обов'язково для належного ведення бухобліку.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Як у 2019 році виглядає приклад оформлення цього документа? Видатковий ордер слід створювати при будь-якій видачі готівки з каси юридичної особи.

Заповнювати бланк можна як вручну, так і за допомогою спеціальних програм автоматизованих. Як правильно оформляється видатковий ордер на 2019 рік?

Важливі аспекти

Відповідно до норм Положення Банку Росії №373-П застосування видаткового касового ордера за формою КО-2 допускається за таких обставин:

• перерахування грошової виручки організації на розрахунковий банківський рахунок;
• при видачі готівки співробітнику, якщо від нього вимагається здійснення дій на користь організації. У документі прописується сума коштів і термін, на який гроші видаються. Також вказується конкретна мета видачі, яка не суперечить;
• при видачі готівки працівникові для його особистих витрат;
• у разі зняття готівки підприємцем для потреб власного підприємства, в якому він є єдиним співробітником.

Незалежно від того, як підготовлені документи, від руки або на комп'ютері, застосовуються видаткові ордери виключно у паперовому вигляді.

Зумовлено це необхідністю підписів на РКО відповідального суб'єкта, а також особи, яка приймає гроші. Засвідчення видаткового ордера за допомогою електронно-цифрового підпису законом не дозволяється.

Витратний ордер необхідний належного оформлення процесу видачі готівки з каси. У документі зазначається не лише сума, а й особа, яка її прийняла. Обов'язково зазначаються підстави видачі.

Хто підписує документ

Після того, як РКО зареєстровано в обліковому журналі, потрібне його підписання. Підписується він керівником юрособи та головним бухгалтером.

У разі відсутності даних осіб видатковий ордер може засвідчуватися особами з відповідними повноваженнями. Слід зазначити, що підпис керівника не вважається обов'язковим, якщо такий є в документах, що додаються.

Заповнений бланк передається касиру. Він обстежує вірність оформлення документа та вимагає документ, що підтверджує особу одержувача.

Касир має право видати гроші виключно тій особі, яка вказана в РКО. За наявності помилки в ордері касир повертає його до бухгалтерії. При видачі готівки касир вимагає від особи, яка отримує гроші, розписатися у графі «Отримав».

Також вказується сума до видачі, яка може видаватись у будь-якій валюті. Після того, як процес передачі коштів завершений касир фіксує дані одержувача.

Потім розписується, робить розшифровку підпису та ставить дату здійснення операції. У доданих документах касиром ставиться друк «Оплачено» чи штамп із зазначенням дати операції.

Чинні нормативи

Уніфікована форма ордера КО-2 було затверджено.

По ст.14-21 «Порядку ведення касових операцій на РФ», ратифікованим , має дотримуватися регламент створення форми КО-2 і правила відпустки готівки з каси організації.

Суть чинних законодавчих вимог така: «Витратний касовий ордер оформляється у форматі А5. Виписується він у одному примірнику бухгалтером, засвідчується головбухом чи керівником, або особами їх замещающими.

Потім документ реєструється у реєстраційному журналі форми КО-3. У розхіднику вказується суть господарської операції як підставу. Також прописується перелік документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і часу складання».

При видачі готівки з каси підзвітній особі на витрати, що стосуються реалізації діяльності юрособи, готується РКО відповідно до письмового договору.

Заява пишеться у довільній формі, містить дані про суму коштів, період, на який видається готівка, дату та підпис керівника.

Обов'язком отримав підзвітні гроші особи є повернення виданих коштів протягом трьох робочих днів із часу закінчення періоду, який видавалися кошти чи день виходу працювати.

Витрата коштів має бути підтверджена належними документами та .

Подання авансового звіту вимагає перевірки його бухгалтерією, затвердження керівництвом та остаточного розрахунку за цим документом.

Видаватися під звіт гроші можуть лише при абсолютному погашенні підзвітною особою будь-якої заборгованості за прийнятою раніше підзвітною готівкою.

На видачу зарплати

Відповідно до «Порядку ведення касових операцій» при видачі зарплати по складати видатковий касовий ордер обов'язково.

Також можна скласти РКО за кожним окремим співробітником, вказавши як підставу «Видача заробітної плати». При видачі зарплати відомості видатковий ордер оформляється касира, як у особа, що отримує.

Наповнення бланка регламентовано «Порядком ведення касових операцій на РФ» (статті 14-21). Відповідно до цього Порядку видавати кошти з каси підприємства касир може лише за заповненні касового ордера (за відсутності інших відповідним чином оформлених документів).

Під такими документами маються на увазі платіжні відомості, рахунки та інші подібні документи суворої звітності.

Видатковий касовий ордер має бути підписаний особами, відповідальними за ведення касової документації, зокрема директором компанії, головним бухгалтером та касиром.

Керівник підприємства не має права підписувати цей бланк у разі, якщо до документа додаються рахунки, акти виконаних робіт, заяви та інші документи, на яких є його вирішальна резолюція.

Для того щоб отримати кошти за видатковим касовим ордером, необхідно особі, яка видає кошти (касиру) надати паспорт або інший документ, що засвідчує особу одержувача.

Дані паспорти зазначаються у формі КО-2. Одержувач пише розписку отримання грошей. Якщо касовий ордер оформлений без розписки одержувача, кошти, видані касиром, вважаються нестачею та стягуються з нього повному обсязі.

За касовим ордером можна отримати кошти за дорученням. У цьому випадку в документі зазначаються повністю прізвище, ім'я та по батькові довіреної особи, яка отримує гроші.

Кошти за формою КО-2 можна видавати в день оформлення бланка. Документ оформляється в єдиному екземплярі та зберігається на підприємстві. Видатковий касовий ордер необхідно зареєструвати у журналі КО-3.

У яких випадках заповнюється форма КО-2?

Видатковий касовий ордер заповнюється, коли видаються на руки готівку.

Відповідно до Положення Банку Росії №373-П форма КО-2 заповнюється у таких випадках:

• коли здається у банк грошова виручка для перерахування на розрахунковий рахунок, тоді у рядку «Підстава» прописується: «Готівковий виторг для перерахування на розрахунковий рахунок банку»;
• при видачі грошей під звіт (мається на увазі використання готівки для здійснення підприємницької діяльності співробітником компанії з метою даного підприємства) кошти видаються за письмовою заявою одержувача (підзвітної особи), документ складається у довільній формі, у ньому вказується сума коштів до видачі та період, на який вона видається;
• при видачі готівкових коштів співробітнику компанії для особистого використання, наприклад, витрати на відрядження, у цьому випадку в рядку «Підстава» допустиме формулювання — «Для особистих потреб»;
• коли необхідні готівка для потреб підприємства, у разі в документі необхідно вказати конкретну мету видачі грошей зі списку допустимих, цілі регламентовані Вказівкою 1843-У. У рядку «Підстава» можна вказати: «Видача грошей на оплату послуг» або «Готівка на придбання товару»;
• коли приватний підприємець отримує кошти сам собі на потреби НП, причому у фірмі одержувач працює самостійно без найму інших працівників.

Вимоги порядку оформлення видаткового касового ордера

Прізвище, ім'я, по-батькові одержувача має збігатися з даними, зазначеними в документі КО-2.

Сума до видачі готівкою не повинна перевищувати 100 тисяч рублів, інакше гроші оформляються лише за безготівковим розрахунком.

Одержувач особисто прописує буквами суму для отримання, ставить дату і підпис.

Дані, зазначені на одержувача у довіреності, мають збігатися з інформацією у формі КО-2.

Довіреність необхідно обов'язково додавати до бланку ордера, але якщо одна довіреність оформлена на кілька різних фінансових операцій, до ордера підкладається її копія.

Видача грошей під звіт для потреб підприємства співробітнику відбувається лише за наявності заяви одержувача, у документі має бути напис керівника власною рукою про суму до видачі та його строк, засвідчений підписом із зазначенням дати підписання заяви, при цьому підзвітна особа має звітувати до каси в установленому порядку протягом трьох днів після закінчення терміну видачі.

Видача коштів підзвіт провадиться тільки після повного погашення заборгованості за раніше отриманою сумою під звіт.

Порядок заповнення форми КО-2

Вгорі бланка у рядку «Організація» прописується повна назва підприємства та його структурний підрозділ. Якщо підрозділ відсутній, у другому стоку ставиться прочерк.

У графі «Коди» у правому верхньому кутку прописується код ОКПО, який береться з інформаційного листа Держкомстату, виданого під час реєстрації компанії.

У графі «Номер документа» зазначається реєстраційний номер та дата за форматом ДД.ММ.РРРР з журналу КО-3 (журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів). Дата у журналі означає дату видачі коштів на руки з каси підприємства.

Графи «Дебет» та «Кредит» має заповнити бухгалтер. У розділі «Дебет» код структурного підрозділу прописується, якщо кошти видаються у структурному підрозділі компанії.

У розділі "Дебет" код аналітичного обліку вписується, якщо на підприємстві застосовується таке кодування, інакше ставиться прочерк. У розділі «Кредит» фіксується номер рахунку, за кредитом якого буде видано кошти. У графі «Сума, руб. коп.» цифрами вказується сума, що видається із каси організації.

Якщо на підприємстві затверджено власну систему кодування, необхідно заповнити графу Код цільового призначення. У рядку «Видати» прописується прізвище, ім'я, по батькові повністю співробітника родового відмінка, який отримує гроші.

У рядку «Підстава» вказується зміст фінансової операції, наприклад, витрати на відрядження або видано під звіт. У рядку «Сума» вказується з великої літери сума прописом коштів, що видаються, при цьому копійки прописують цифрами.

У рядку «Додаток» необхідно перерахувати всі первинні документи, на підставі яких будуть видані кошти. Якщо гроші видаються співробітнику сторонньої організації, обов'язково до видаткового касового ордера додається доручення отримання коштів.

У рядку «Отримав» особа, якій будуть видані гроші, вказує суму, що отримується, прописом, а копійки цифрами. Далі ставить дату та підпис у відповідних рядках. Рядок «Видав касир» оформляється після того, як касир видав гроші за видатковим касовим ордером.

У цій графі касир ставить свій підпис і показує своє прізвище та ініціали. Усі документи, що додаються до форми КО-2, погашаються штампом «Оплачено».

Ведення видаткового касового ордера в електронній формі

Ведення видаткового касового ордера допустимо в електронному вигляді відповідно до уніфікованих форм.

Вести форму Ко-2 можна у спеціальних програмних продуктах, наприклад, «1С:Бухгалтерія», «БухСофт онлайн» та інших аналогах. У цьому порядок заповнення документа зберігається.

Перед видачею коштів заповнена форма КО-2 роздруковується на принтері. Далі вона підписується уповноваженими особами, а одержувач вищезазначеним способом прописує суму коштів для отримання, ставить свій підпис та дату отримання.

Кошти за формою КО-2 можна видавати як у місцевій, так і в іноземній валюті.Журнал КО-3 необхідно наприкінці звітного періоду надрукувати на принтері. Сторінки слід пронумерувати. Листи журналу прошиваються, на останній сторінці ззаду ставиться паперова пломба, що візується печаткою підприємства та підписом директора.

Реєстраційні номери та дати в журналі повинні співпадати з такими у видатковому касовому ордері. Порушення ведення касової документації, зокрема видаткових касових ордерів карається адміністративної відповідальністю.

Відео на тему: «Видатковий касовий ордер у 1С: Спрощенка»

)