Стягнути зі співробітника зайво виплачену зарплату можна, якщо:
- зайва виплата відбулася внаслідок лічильної помилки. При цьому під лічильною помилкою розуміється арифметична помилка, тобто помилка, допущена при арифметичних підрахунках (лист Роструда від 1 жовтня 2012 р. № 1286-6-1, ухвала Верховного суду РФ від 20 січня 2012 р. № 59-В11-17) ;
- доведено провину співробітника у невиконанні норм праці або у простій (ці обставини повинні бути встановлені комісією з трудових спорів або судом);
- помилка була викликана неправомірними діями самого працівника. Наприклад, якщо він подав до бухгалтерії неправильні документи на стандартні податкові відрахування (ця обставина має бути підтверджена судом).
Такі правила встановлені статтею 137 Трудового кодексу РФ.
Коли не можна зробити утримання
В інших випадках помилково видану зарплату утримати зі співробітника не можна - він може відшкодувати її лише за власним бажанням (п. 3 ст. 1109 ЦК України). Зокрема, не можна стягнути зі співробітника зайво виплачену зарплату, якщо переплата відбулася внаслідок технічної помилки (ухвала Верховного суду РФ від 20 січня 2012 р. № 59-11-17).
Ситуація: чи можна провести утримання, якщо зарплату співробітнику помилково виплачено двічі: за карткою та через касу?
Відповідь: ні, не можна.
Запропонуйте співробітнику повернути надмірно отримані гроші. Якщо він відмовиться, зверніться до суду.
Законодавство дозволяє утримувати помилково виплачену зарплату у разі лічильної помилки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однак під рахунковою помилкою розуміється помилка при розрахунку розміру зарплати (тобто арифметична помилка в розрахунках) (лист Роструда від 1 жовтня 2012 р. № 1286-6-1, ухвала Верховного суду РФ від 20 січня 2012 р. № 59-В11 -17).
Якщо ж за один і той же період зарплату співробітнику видали двічі, то така помилка лічильною не вважається. Адже жодних спотворень щодо визначення розміру зарплати не було.
У подібній ситуації організації доведеться довести в суді, що дії її співробітника були спрямовані на отримання сум, що не належать йому. Як докази можуть бути використані:
- довідки з банку про те, що зарплату співробітником було отримано раніше, ніж у касі організації;
- відомість (витратний касовий ордер) отримання тієї ж суми зарплати в касі з підписом співробітника;
- документи, що підтверджують суми нарахованої працівникові зарплати (розрахункові відомості, особовий рахунок).
Граничний розмір утримань
Утримати з місячної зарплати співробітника можна трохи більше 20 відсотків належної йому виплати суми (ст. 138 ТК РФ).
Документальне оформлення
Про стягнення надмірно виданої зарплати керівник організації має видати наказ (лист Роструда від 9 серпня 2007 р. № 3044-6-0). Видати наказ потрібно пізніше як за місяць із дня закінчення терміну, встановленого співробітнику повернення переплати. Якщо такий термін співробітнику не встановлювали, наказ потрібно випустити пізніше місяця після виявлення зайвої виплати зарплати. Утримання можливе лише тоді, коли співробітник не оскаржує факт і суму переплати. Такий висновок випливає із статті 137 Трудового кодексу РФ. Крім того, щоб уникнути суперечок із трудовою інспекцією, оформіть доповідну записку з обґрунтуванням причин утримання переплати.
Бухоблік
Якщо в поточному періоді переплата співробітнику виникла через помилкове нарахування йому зарплати у більшому розмірі, то в бухобліку коригування надмірно нарахованих сум відобразіть проводкою:
Дебет 20 (23, 26, 29 ...) Кредит 70
- сторнована надмірно нарахована зарплата.
Переплату із зарплати спишіть на розрахунки з персоналом за іншими операціями:
- Надмірно виплачена зарплата списана на розрахунки з персоналом за іншими операціями.
Аналогічні проведення роблять, якщо помилково нараховано виробничу премію (пов'язану з трудовими досягненнями).
Приклад утримання із співробітника помилково виплаченої йому зарплати
У середині травня бухгалтер ТОВ «Альфа» виявив, що в розрахунку зарплати за квітень була допущена лічильна помилка, через яку менеджеру організації А.С. Кондратьєву було нараховано зайву суму у вигляді 10 100 крб.
Організація застосовує загальну систему оподаткування та сплачує внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань за тарифом 0,2 відсотка. Страхові внески нараховує за загальними тарифами. Сума виплат, що оподатковуються внесками, на користь Кондратьєва не перевищила з початку року ліміт по внесках.
Місячний оклад Кондратьєва – 27 000 руб. Зарплата сплачується в останній день місяця. Дітей у співробітника немає, тому відповідне стандартне податкове відрахування йому не надається.
Максимальна сума, яку можна утримати із місячної зарплати, становить:
(27 000 руб. - 27 000 руб. × 13%) × 20% = 4698 руб.
Сума зайво виплаченої Кондратьєву зарплати дорівнює:
10100 руб. - 10100 руб. × 13% = 8787 руб.
В обліку бухгалтер "Альфи" зробив такі записи.
В травні:
Дебет 26 Кредит 70
- 10100 руб. - сторнована надмірно нарахована зарплата Кондратьєва;
- 1313 руб. (10 100 руб. × 13%) - сторнований зайво утриманий ПДФО із стягуваних сум;
Дебет 26 Кредит 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС»
- 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%) - сторновані зайво нараховані внески до ФСС Росії;
Дебет 26 Кредит 69 субрахунок «Розрахунки з ПФР»
- 2222 руб. (10 100 руб. × 22%) – сторновані зайво нараховані пенсійні внески;
Дебет 26 Кредит 69 субрахунок «Розрахунки з ФФОМС»
- 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%) - сторновані зайво нараховані внески до ФФОМС Росії;
Дебет 26 Кредит 69 субрахунок «Розрахунки з ФСС щодо внесків на страхування від нещасних випадків та профзахворювань»
- 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%) - сторновані зайво нараховані внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань;
Дебет 73 субрахунок «Надмірно виплачена зарплата» Кредит 70
- 8787 руб. - надмірно виплачена зарплата списана на розрахунки з персоналом з інших операцій;
Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - нараховано зарплату Кондратьєву за травень;
Дебет 70 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - утримано ПДФО із зарплати Кондратьєва за травень;
- 4698 руб. - утримана із зарплати Кондратьєва за травень частину зайво виплаченої зарплати за квітень;
Дебет 70 Кредит 50
- 18792 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4698 руб.) - Виплачена Кондратьєву зарплата за травень за вирахуванням утримань.
В червні:
Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - нараховано зарплату Кондратьєву за червень;
Дебет 70 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з ПДФО»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - утримано ПДФО із зарплати Кондратьєва за червень;
Дебет 70 Кредит 73 субрахунок «Зайво виплачена зарплата»
- 4089 руб. (8787 руб. – 4698 руб.) – утримана із зарплати Кондратьєва за червень частину зайво виплаченої зарплати за квітень;
Дебет 70 Кредит 50
- 19401 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4089 руб.) - Виплачена Кондратьєву зарплата за червень за вирахуванням утримань.
Ситуація: чи потрібно оформити утримання надмірно нарахованої зарплати бухгалтерською довідкою?
Відповідь: ні, не потрібно.
При утриманні із співробітника надмірно нарахованої зарплати оформляти бухгалтерську довідку не потрібно.
Усі факти господарського життя можуть бути підтверджені первинними документами (ч. 1 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Про стягнення надмірно виплаченої зарплати керівник організації має видати наказ (ст. 137 ТК РФ). Якщо цей документ містить усі обов'язкові реквізити первинної облікової документації, він буде підставою для бухгалтерських записів. Обов'язкові реквізити первинних документів перераховані у частині 2 статті 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ.
Перерахунок податків
Відповідь це питання залежить від цього, чому сталася зайва виплата.
Якщо зайва виплата зарплати не пов'язана з рахунковою помилкою, то податки не перераховуйте та уточнених декларацій не подавайте. Так чиніть, якщо:
- співробітник не виконував норм праці або перебував у простій (ці обставини повинні бути встановлені комісією з трудових спорів або судом);
- помилка була викликана неправомірними діями самого працівника. Наприклад, якщо він подав до бухгалтерії неправильні документи на стандартні податкові відрахування (ця обставина має бути підтверджена судом).
У цих випадках зменшення заробітку працівника на зайві виплати – це не виправлення помилки бухгалтера, що потребує коригування уточнених декларацій. Це одне з утримань з ініціативи адміністрації, яке організація здійснила у час (ст. 137 ТК РФ). Суму виплат працівникові в місяці коригування включіть до розрахунку зарплатних податків та внесків з урахуванням утримань.
Якщо надмірна виплата зарплати пов'язана з рахунковою помилкою у минулих звітних (податкових) періодах, податкову базу за минулі періоди необхідно скоригувати (ст. 54 НК РФ). Також робіть, якщо співробітник за власним бажанням відшкодував організації надмірно виплачену зарплату. Оскільки в даному випадку до моменту виявлення помилки звітність з податку на прибуток вже здана, в інспекцію подайте уточнені декларації, оскільки у зв'язку з зайвою виплатою зарплати з цього податку утворюється недоїмка (п. 1 ст. 81 НК РФ). За ПДФО внаслідок виправлення помилки виникне переплата. Якщо здійснюється перерахунок за минулі податкові періоди, коли форму 2-ПДФО вже здано, необхідно ще раз подати її до інспекції.
Щодо внесків на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування необхідно враховувати таке. Якщо у якомусь звітному періоді була надмірно нарахована зарплата, то коригувати оподатковувану базу із внесків за цей період не потрібно. Це пояснюється тим, що база для нарахування внесків формується на дату нарахування виплат (ч. 1 ст. 11 Закону від 24 липня 2009 р. № 212-ФЗ). Тому підстав для коригування бази за той звітний період, у якому зарплата була надмірно нарахована, немає. Отже, надавати уточнений розрахунок за нарахованими та сплаченими страховими внесками за минулі періоди не потрібно. Аналогічні роз'яснення містяться в листі МОЗсоцрозвитку Росії від 28 травня 2010 р. № 1376-19.
Приклад перерахунку податкових зобов'язань при утриманні із працівника надмірно виплаченої зарплати. Зайва виплата зарплати відбулася у зв'язку з рахунковою помилкою бухгалтера у минулому звітному (податковому) періоді. Організація застосовує загальну систему оподаткування
У середині серпня бухгалтер ТОВ «Альфа» виявив, що при розрахунку зарплати за травень було допущено лічильну помилку, через яку менеджеру організації А.С. Кондратьєву було нараховано зайву суму у вигляді 10 100 крб. Страхові внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування організація сплачує за загальними тарифами. Сума виплат, що оподатковуються внесками, на користь Кондратьєва не перевищила з початку року ліміт по внесках.
У серпні бухгалтер «Альфи» перерахував податки із суми зайво виплаченої зарплати. За травень були надмірно нараховані:
- пенсійні внески – 2222 руб. (10 100 руб. × 22%);
- внески до ФСС Росії – 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%);
- внески до ФФОМС Росії – 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%);
- внески на страхування від нещасних випадків та профзахворювань – 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%).
Також був зайво утриманий ПДФО у сумі 1313 руб. (10 100 руб. × 13%).
Звітним періодом з податку на прибуток в Альфі є квартал. Організація застосовує метод нарахування. За підсумками першого півріччя авансовий платіж з податку прибуток був розрахований до доплати. Тому через рахункову помилку при виплаті зарплати з податку на прибуток утворилася недоїмка за перше півріччя. Сума недоїмки становила 2630 руб. ((10 100 руб. + 2222 руб. + 293 руб. + 515 руб. + 20 руб.) × 20%).
"Альфа" перерахувала до бюджету податок на прибуток (2630 руб.) І пені за кожен день прострочення платежу.
Якщо утримання зробити неможливо
Якщо помилково видану зарплату утримати чи стягнути зі співробітника неможливо, вона визнається боргом, нереальним для стягнення. Суму безнадійної дебіторської заборгованості із зайво виплаченої зарплати:
- спишіть за рахунок резерву за сумнівними боргами (якщо він створювався);
- віднесіть на фінансовий результат діяльності організації, включивши її до складу інших витрат (п. 11, 14.3 ПБО 10/99) (якщо резерв не створювався).
Списання заборгованості із зарплати відобразіть проводками:
Дебет 76 Кредит 73
- списано зайво виплачену зарплату;
Дебет 91-2 (63) Кредит 76
- списано безнадійну дебіторську заборгованість.
Сьогодні ми з'ясуємо, як у програмі 1С зробити коригування боргових зобов'язань, а саме коригування боргу, проведення взаємозаліку; ми з'ясуємо відмінність в опціях відповідного механізму коригування 1С.
Розглядатимемо процес зазначеного обслуговування боргу у програмі 1С Бухгалтерія версії 8.3., також зробимо виноски за документом коригування боргу для програми 1С Бухгалтерія версії 8.2.
Отже, для коригування боргу та, наприклад, дозволу взаємозаліку між контрагентами в 1С використовується документ «Коригування боргу».
Перейти до журналу документів коригування як в 1С 8.3, так і в 1С 8.2 можна, відкривши будь-який з пунктів головного меню «Купівка» або «Продаж».
Виконавши перехід до журналу документів коригування, створимо новий запис.
Тут зупинимося і розглянемо докладніше варіанти операцій документа, запропонованих розробником.
Розробник пропонує скористатися такими варіантами корекції сальдо боргових зобов'язань:
Залік авансів. Опція використовується для обліку у взаєморозрахунках авансів, виданих контрагентом.
Залік заборгованості.Вибираючи даний пункт бухгалтер отримує автоматизований інструмент із заліку заборгованості облікової організації, що утворилася, за певним контрагентом. Можна зачитувати борг перед конкретним покупцем, і перед третьою особою.
Перенесення заборгованості.Опція застосовується для переуступки заборгованості з одного контрагента до іншого. Також може застосовуватися для переміщення боргу певного контрагента за його договорами, документами та рахунками.
Списання заборгованості.Очевидно з назви, що цей пункт операцій застосовується для списання безнадійної кредиторської чи дебіторської заборгованості. При цьому суму буде включено до складу доходів або витрат.
Інші коригування.Вибір опції «Інші коригування» дозволяє враховувати різні комбінації коригування як дебіторської, так і кредиторської заборгованості між різними контрагентами та рахунками.
У 1С Бухгалтерія 8.2 опції будуть трохи інші, але їхнє функціональне призначення змінюється незначно і очевидно з найменувань.
Продовжимо взаємозалік боргу у програмі 1С, конфігурація «Бухгалтерія» версії 8.3.
Вибравши варіант виконуваної операції «Залік заборгованості», вказуємо в документі організацію за якою проводитиметься операція, контрагента-покупця, варіант заліку боргу, рахунок якої заборгованості будуть виконані проводки тощо.
Потім, залежно від стану розрахунків із контрагентом, натискаємо або кнопку «Додати» для ручного введення даних корекції, або кнопку «Заповнити» для автоматичного заповнення даними по взаєморозрахунках.
У табличній частині закладці «Заборгованість покупця (…)» з'являється потрібна нам запис.
Повторюємо заповнення даними обліку на другій закладці "Заборгованість перед покупцем (...)".
Тепер, коли ми внесли дані щодо взаємозаліку сальдо, внизу документа відображаються суми дебіторської, кредиторської заборгованості та, власне, результуюча сума після заліку.
Т.к. суми коштів, що зачитуються, не збігаються, то взаємозалік не може бути реалізований.
Щоб виправити ситуацію, перейдемо на закладку з більшою сумою за документом та вкажемо потрібну цифру у полі до заліку.
Натискаємо «Записати та закрити». Буде сформовано необхідний нам документ взаємозаліку. Перевіримо проводки:
Взаємозалік успішно було виконано.
Друкуємо акт. Натискаємо кнопку «Акт взаємозаліку» у документі коригування.
Повернемося тепер до 1С версії 8.2.
В цілому процес проведення коригування боргу в 1С версій 8.3 і 8.2 збігається, хоча і має деякі відмінності. Вибравши тип операції "Проведення взаємозаліку", заповнюємо шапку. Потім натискаємо кнопку "Заповнити залишками за взаєморозрахунками", документ буде заповнений даними обліку.
Проводимо сформований документ та звіряємо проводки.
Так проводиться взаємозалік боргу в обліковій системі 1С. Механізм коригування боргу для різних конфігурацій хоч і має деякі відмінності, але загалом подібний і функціонально збігається. У нашій статті розглянуті питання, 8 3, перенесення заборгованості, перенесення заборгованості,
Взаєморозрахунки з працівниками у програмі 1С: Зарплата та управління персоналом 8 ведуться в розрізі організацій та підрозділів. У процесі таких взаєморозрахунків може виникати як заборгованість організації перед працівником, так і навпаки працівник може виявитися боржником організації.
Програма 1С: Зарплата та управління персоналом 8 дозволяє відстежувати та гасити обидва види заборгованості: заборгованість працівника, заборгованість організації.
Борги в програмі 1С можуть виникати з різних причин. Ось деякі з них.
- Ручне виправлення сум до виплат. У документі "Зарплата до виплати організацій" розрахунник вручну керує сумами до виплати. Вони можуть бути і більшими і меншими від сум, нарахованих до виплати. Зазвичай до ручок розрахунник вдається у тому випадку, що він може отримати потрібні суми розрахунковим шляхом. Це поганий метод.
- Часткова виплата. За недостатності коштів на розрахунковому рахунку або з інших причин керівництво організації може ухвалити рішення виплатити частину зарплати. Для цього у документі «Зарплата до виплати організацій» слід зазначити відсоток виплати. Внаслідок цього програма зафіксує заборгованість перед працівниками.
- Немає виплати. Бувають і такі ситуації, коли реально співробітник одержав зарплату, але чомусь у програмі розрахунник цей факт не відобразив.
Деякі заборгованості з погляду розрахунка програма не відносить до заборгованостей. Пов'язано це з тим, що вона автоматично їх погашає.
- Округлення сум до виплати. У документі "Зарплата до виплати організацій" можна вказати округлення сум до виплати. Відкинуті в результаті суми не є в контексті заборгованістю. Ці суми автоматично враховуються при виплаті наступного місяця. При звільненні або на вимогу співробітника можна просто зняти округлення і все буде виплачено до копієчки.
- Перерахунок зарплати. Звернімо увагу ще на один момент. Наприклад, співробітнику за травень повністю виплатили зарплатню. У червні з'ясувалося, що кілька днів у травні прогуляв. Для цього необхідно оформити розрахунковий документ "Невиходи в організаціях". З погляду розрахунка має місце переплата. Однак програма не фіксує дану переплату як заборгованість працівника перед організацією. Натомість програма 1С: Зарплата та управління персоналом 8 запропонує заново розрахувати зарплату за травень.
- Залишок за вирахуванням авансу. Деякі розрахунки помилково вважають, що різниця між нарахованою за поточний місяць зарплатою та виплаченим раніше авансом є заборгованістю перед працівником.
У формі «Налаштування параметрів обліку» на закладці «Виплата зарплати» є прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування». Назва цього прапора особисто мене вводить в оману. Судіть самі.
Взаєморозрахунки – це нарахування різних видів розрахунків заробітної плати. Вони ведуться у межах місяців. У цьому легко переконатись, проаналізувавши наступні регістри накопичення.
- Регістр накопичення «Взаєморозрахунки із співробітниками організацій».
- Регістр нагромадження «Зарплата за місяць організацій».
Вони кожен запис прив'язується до певного місяця нарахування. Тобто незалежно від стану прапора «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування» програма 1С:Зарплата та управління персоналом 8 завжди взаєморозрахунки веде у розрізі місяців нарахування зарплати. Тоді про що свідчить цей прапор?
Насправді стан прапора визначає спосіб погашення заборгованостей, що виникають. Ось про це стаття. Власне заборгованість як об'єкт обліку в програмі не існує. Це просто різниця між сумою нарахування та сумою виплати. Якщо вона негативна, має місце заборгованість працівника перед організацією. Позитивне значення свідчить про обов'язок організації.
Розглянемо, до яких наслідків призводить стан прапора «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування». Усі приклади виконували на демонстраційній основі.
1. Облік заборгованостей у розрізі місяців їх утворення
Для того, щоб організувати облік заборгованостей у розрізі місяців їхньої освіти необхідно у формі «Налаштування параметрів обліку», на закладці «Виплата зарплати» встановити прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
Насправді, взаєморозрахунки завжди ведуться в розрізі місяців нарахування зарплати, тобто незалежно від стану цього прапора.
Стан прапора "Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування" визначає спосіб погашення боргів організації та працівників.
Розібратися зі способами погашення заборгованості допоможе моделювання ситуації в демонстраційній базі. Для спрощення моделювання встановимо прапор "Спрощений облік взаєморозрахунків". І тут документ «Зарплата до виплати організації» самостійно погашає заборгованість. Вводити видатковий касовий ордер не треба. Це потрібно просто для того, щоб не вводити зайві документи.
Нарахуємо зарплату за січень, лютий та березень Є.І. Якимової, Г.Д. Васькіної та Р.А. Горіну, які працюють в організації ЗАТ «Дельтаон». Останнім числом кожного місяця оформимо документи "Зарплата до виплати організацій". Для моделювання заборгованості вручну виправимо значення у колонці «До виплати» у перших двох співробітників.
У січні Є.І. Якимовий розрахунковик вручну збільшив суму виплати з 53253 рублів до 60000 рублів. У результаті документ зафіксував у січні заборгованість працівника перед організацією у розмірі 6747 рублів. Зверніть увагу, що заборгованість працівника в документі позначається червоним та мінусом.
Одночасно Г.Д. Васькіної виплачено на 1000 рублів менше, ніж потрібно. Про те, що розрахунок було виправлено вручну, свідчить наявність картинки у вигляді стилізованої ручки у першій колонці таблиці.
У лютому розрахунник виявив свою помилку та вирішив її виправити вручну. На суму переплати у січні він вирішив у лютому не доплатити. Тобто, знову в документі «Зарплата до виплати організацій» вручну виправив суму до виплати.
Зверніть увагу, що програма недовиплачену суму відобразила у графі «Відкладено» чорним кольором та зі знаком плюс. Трохи згодом ми побачимо, що розрахунник насправді не погасив заборгованість працівника. Звичайно, за фактом ніхто ні кому не винен. Але програма про це поки що не знає. На даний момент у ній висять два борги:
- борг працівника за січень у сумі 6747 рублів,
- борг організації перед працівником на ту саму суму.
У березні розрахунник з причини, веденої лише йому, знову Є.І. Якимової виплатив дещо більше, ніж нарахувала програма.
Ми розглядаємо спрощений модельний приклад. Насправді, там, де багато працівників, багато різних видів розрахунків розрахунник дуже швидко втрачає контроль за заборгованостями, що виникають. Тому у програмі мають бути механізми, що дозволяють оперативно виявляти їх. Насамперед це звіти.
Давайте сформуємо звіт «Звід нарахувань та утримань щодо організації» з відбором по співробітникам Є.І. Акімова, Г.Д. Васькіна та Р.А. Горін Це дуже популярний у розрахунків звіт.
Ми бачимо, що на початку січня 2012 є заборгованість організації перед співробітниками в розмірі 91794 рубля. Можна деталізувати цю заборгованість із співробітників. Але визначити за допомогою цього звіту, в якому місяці вона утворилася дуже важко. Для цього краще скористатися звітом "Структура заборгованості організацій".
У цьому звіті наочно бачити не лише кому заборгувала наша організація, а й у якому місяці утворилися ці борги. Припустимо, що цей борг було виявлено лише у грудні 2011 року. Постає питання, як виплатити його. Дуже просто. Оформлюємо документ «Зарплата до виплати організацій», наприклад, від 27.12.2011 року та у реквізиті «Місяць нарахування» зазначаємо «Серпень 2009».
Після проведення цього документа знову сформуйте зазначені вище звіти та переконайтеся, що заборгованість організації перед працівниками за серпень 2009 року ліквідовано. По гарячих слідах зробимо дуже важливі зауваження.
Звіт «Структура заборгованості організацій» дає змогу визначити місяць утворення заборгованості організації перед працівниками.
Щоб сплатити борг організації за минулий місяць, треба оформити документ «Зарплата до виплати організацій» за місяць утворення боргу.
Нагадаємо, 5 квітня виплачено зарплату за березень. Сформуємо наразі звіт «Структура заборгованості організацій» за період 01.01.2012-05.04.2012.
Зверніть увагу на те, що звіт формує в розрізі місяців як борги організації, так і борги працівників.
- Є.І. Якимовоїу січні переплатили 6747 рублів. У лютому розрахунник через недосвідченість недоплатив їй 6747 рублів, сподіваючись, що програма врахує його борг організації. Чи не врахувала. У березні розрахунок знову переплатив, але вже на суму 1747 рублів.
- Г.Д. Васькіноїрозрахунник щомісяця недоплачував по 1000 рублів.
- Р.А. Горінза перші 4 місяці не має боргів перед організацією та організація не має перед ним боргів.
Різні види боргу погашаються у різний спосіб. Розглянемо їх. Нагадаємо, що ми розглядаємо ситуацію, коли встановлено прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
1.1. Погашення боргу працівника перед організацією
Щоб утримати борги працівника перед організацією, наприклад, у квітні, необхідно документом «Перенесення заборгованості» перенести всі або частину боргів працівника, що раніше утворилися, на цей місяць.
Для заповнення табличної частини документа найзручніше скористатися кнопкою «Заповнити \ По заборгованості». У цьому випадку програма автоматично знайде всіх працівників, які мають не погашені борги.
Команда «Заповнити \ Списком співробітників» відкриває допоміжну форму, в якій треба вказати умови відбору працівників та «Місяць виникнення заборгованості». Суми боргів у колонці «Перенести у розмірі» можуть з'явитися лише після натискання на кнопку «Розрахувати». Справа в тому, що не всі працівники, які відповідають умовам відбору, можуть мати заборгованість перед організацією.
І так заборгованість перенесено. Але щоб при виплаті зарплати утримати її у співробітника, необхідно, щоб було з чого утримувати. Тобто, нам необхідно нарахувати зарплату за квітень. Після цього, як завжди, формуємо документ "Зарплата до виплати організації".
Документ "Зарплата до виплати організації" погасив заборгованість Є.І. Якимової перед організацією. У цьому можна переконатися за допомогою звіту "Структура заборгованості організацій", але за період 01.01.2012-07.05.2012.
Негативні суми у колонці «Сальдо кінцеве» зникли. Тобто, немає працівників, які повинні були б нашій організації. Проте є заборгованість організації перед працівниками.
1.2. Погашення боргу організації перед працівником
Пам'ятайте, наш розрахунник спершу переплатив О.І. Якимової 6747 рублів, а потім цю суму недоплатив. Так він думав погасити заборгованість працівника. Це не вірно.
Якщо встановлено прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування», то борги організації та борги працівників враховуються окремо. Вони автоматично не погашають один одного.
Погашати їх треба окремо.
Так, щоб сплатити заборгованість перед Є.І. Якимової за лютий, необхідно, наприклад, у квітні оформити документ «Зарплата до виплати організацій», вказавши у ньому місяць нарахування лютого.
У звіті також видно заборгованість організації перед Г.Д. Васькіної. За квартал набігло 3000 рублів по 1000 рублів щомісяця. Щоб погасити її, доведеться оформити три документи «Зарплата до виплати організацій» відповідно за січень, лютий та березень.
Одним документом "Зарплата до виплати організації" погасити минулу заборгованість організації перед працівником разом виплатою за поточний місяць не можна.
Процедура погашення заборгованості працівників.
- Документом "Нарахування зарплати співробітникам організацій" провести нарахування зарплати за липень.
Процедура погашення заборгованості організації перед робітниками за минулі місяці.
Цього місяця оформляємо документ «Зарплата до виплати організації». У реквізиті «Місяць нарахування» вкажіть місяць, за який погашається борг.
2. Облік заборгованостей без деталізації за місяцями їх утворення
Щоб організувати облік заборгованостей без деталізації за місяцями їхньої освіти, необхідно у формі «Налаштування параметрів обліку», на закладці «Виплата зарплати» зняти прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
Повторимо наш досвід, але лише зі знятим прапором «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування». А потім знову сформуємо звіт «Структура заборгованості організацій», але за період 01.01.2012-05.04.2012 звіт.
Що впадає у вічі?
- Відсутній поділ по місяцях. Ми бачимо різні види заборгованості, але немає жодної інформації, у якому місяці вона утворилася.
- Заборгованості різних видів складаються. У Якимової Є.І. у січні був борг перед організацією у розмірі 6747 рублів. У лютому їй на цю суму недоплатили зарплату, тобто борг організації перед працівником. У результаті ніхто нікому не винен. Програма врахувала взаємну заборгованість. Залишився лише борг перед організацією у вигляді 1747 рублів.
- Заборгованість за минулі періоди підсумовується. Наша організація заборгувала Васькіної Г.Д. 3000 рублів. Але як формувався цей борг, тепер ми не можемо дізнатися з цього звіту.
Давайте нарахуємо зарплату за квітень, виплатимо її та проаналізуємо результат виплати.
Є.І. Акімова. Якби у цього співробітника не було б боргів, то документ виплатив би їй суму 53253 рубля. Натомість він зменшив її на величину боргу працівника: 51506 = 53253-1747.
Г.Д. Васькіна. Якби в організації не було б боргів перед цим співробітником, то документ виплатив би їй суму 41847 рубля. Натомість він збільшив її на величину боргу працівникові: 44847 = 41847 +3000.
Звідси можна зробити простий та важливий висновок.
Якщо знято прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування», то обидва види заборгованості можна погасити однією відомостями. Але не обов'язково.
При знятому прапорі "Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування" у документі "Зарплата до виплати організації" у реквізиті "Виплачувати" стає доступним значення "Заборгованість". Це означає, що борги організації можна сплачувати двома способами.
- Різними відомостями.
- Однією відомістю.
Різними відомостями.
Спершу оформляємо документ «Зарплата до виплати організації» з характером виплати «Заборгованість». І тут він погасить лише борг, що утворився початку місяця. Потім, зазвичай, оформляємо документ «Зарплата до виплати організації» з характером виплати «Зарплата».
Тут є одна тонкість. У документі «Зарплата до виплати організації» з характером виплати «Заборгованість» неможливо як місяць нарахування вказувати місяць, за який уже провадилася виплата. Лише місяць, у якому ще не було виплати. Наприклад, у прикладі Г.Д. Васькиною заборгованість можна погасити у місяці нарахування квітень, і не раніше.
Однією відомістю.
Для цього у документі "Зарплата до виплати організації" треба встановити характер виплати "Зарплата". У цьому випадку документ виплатить загальною сумою зарплату за поточний місяць і попередні борги організації, що набігли на початку цього місяця.
До речі, виплата двома відомостями це дуже зручний спосіб. У цьому випадку у журналі «Зарплата до виплати організації» можна буде відібрати документи з виплатою «Заборгованість».
Отже, що ми маємо, якщо знято прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у межах місяців її нарахування».
- Обов'язок працівника автоматично погашається при черговій виплаті зарплати.
- Обов'язок організації можна погасити одночасно з виплатою поточної зарплати (характер виплати «Зарплата») або окремою відомістю (характер виплати «Заборгованість»).
3. Приклади виникнення заборгованостей
Незалежно від того, чому виникла та чи інша заборгованість погашається вона одним із способів, описаних вище. Тому ці приклади наводяться лише для того, щоб розуміти механізм виникнення заборгованостей та по можливості запобігати їм.
Найпростішу причину виникнення заборгованості ми вже розглянули. Це коли розрахунник за своїм розумінням вручну править результати розрахунків у документі виплати зарплати. Розглянемо та інші приклади.
3.1. Співробітник отримав аванс та звільнився
А.К. Калініна 16 січня 2012 року отримала аванс, а 18 січня звільнилася. З аналізу звіту «Структура заборгованості організацій» легко побачити, що у демонстраційної базі за організацією перед А.К. Калініною є борг у розмірі 80 823 рубля, що утворився в серпні 2009 року. Погасимо його.
Переконаємося, що оклад А.К. Калініною дорівнює 92 900 рублів. Після цього виконаємо такі операції.
- 16 січня 2012 виплатимо аванс у розмірі 50%, тобто 46450 рублів.
- Оформимо кадровий наказ на звільнення з 18 січня 2012 року.
- Для простоти вважатимемо, що ні компенсацій, ні утримань, ні вихідної допомоги при звільненні не треба розраховувати.
- Нарахуємо зарплату звільненому співробітнику за січень.
- Оформимо документ на виплату заробітної плати.
За виконання 5-го кроку ми зауважимо, що програма в табличну частину документа «Зарплата до виплати організацій» робітницю О.К. Калініну не підставляє. Їй нема чого платити! Судіть самі. Працівниці нараховано зарплату за січень у розмірі 40 643.75 рубля. З цієї суми треба утримати ПДФО у розмірі 5284 рубля. На руки їй належить 35359.75 рубля. Але вона вже авансом отримала 46 450 рублів. Отже, її борг організації становить 11 090.25 рубля.
Давайте переконаємося, що програма не помилилася.
Здійснити повернення коштів можна документом «Прибутковий касовий ордер» з операцією «Повернення коштів співробітником».
Крім цього, ми повинні пам'ятати, що у програмі не зареєстровано утримання ПДФО. Адже при виплаті авансу він не стримується, а зарплата звільненому співробітнику не виплачувалася. Навпаки він був винен.
Переконатися у тому, що ПДФО справді не утримано можна за відсутністю відповідного запису у регістрі накопичення «ПДФО розрахунки з бюджетом». Найпростіше за звітом «Регістр податкового обліку з ПДФО».
Зареєструвати утримання ПДФО необхідно документом «Коректування обліку з ПДФО, страхових внесків та ЄСП» закладка «ПДФО утриманий». Є й альтернативний, але не очевидний спосіб. Це знову провести документ «Зарплата до виплати організацій» з операцією «Плановий аванс».
У нормальній ситуації з авансу ПДФО не утримується. Але в нас ситуація трохи інша. Співробітник отримав аванс та звільнився. Було нарахування зарплати, але вона не покрила виданий аванс. Тому при повторному проведенні авансу він утримує ПДФО. Слід пам'ятати, що за такого утримання ПДФО програма не перевіряє повернення боргу співробітником.
Застосовувати треба лише один із способів. В іншому випадку буде завоювання утриманого ПДФО.
Невеликий відступ або комір на виворіт.
Відомо, що з авансів утримувати ПДФО не треба. У програмі він утримується під час виплати зарплати. Однак мені якось трапилася база, в якій усе було з точністю навпаки.
Документи «Виплата зарплати організацій» із характером виплати «Плановий аванс» утримували ПДФО. А ось ті ж документи, що з характером виплати «Зарплата» ПДФО не утримували. Зрештою програма все правильно вважала. Тим не менш, навіть розрахункові цієї організації все одно було не по собі. Ну, як же так? Адже так не має бути!
Як часто буває причина в елементарному невмінні працювати з програмою. "Помилка" виявилася простою, але виявити її було не просто, тому що жодних видимих причин для аналізу немає. А причина опинилася у неправильній послідовності дій.
Замість послідовності: виплата авансу, нарахування зарплати, виплата зарплати користувач спочатку нараховував зарплату, потім виплачував аванс, потім виплачував зарплату. Але якщо нарахована зарплата і користувач виплачує аванс, то програма утримує аванс з усієї суми нарахованої заробітної плати.
3.2. Співробітник після хвороби отримав аванс
Насправді зустрічалася і така ситуація.
Співробітник хворів у період з 13.04.2012-24.04.2012. Вийшовши працювати, він отримав аванс 26 квітня у вигляді 5700 рублів. У квітні йому нараховано заробітну плату у розмірі 3489.43. У результаті утворився борг працівника у сумі 2210.57.
Знайти цю помилку набагато простіше, якщо встановлено прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування». І тут звіт «Структура заборгованості організацій» нам відразу показує, у якому місяці утворилася заборгованість. Залишається за допомогою розшифровок цього звіту проаналізувати документи цього місяця.
Якщо знято прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування», звіт «Структура заборгованості організацій» доведеться формувати кожного місяця. Але й після того, як буде знайдено місяць, у якому утворилася заборгованість, зрозуміти причини її утворення буде непросто.
Програма дозволяє запобігати таким заборгованості працівників. Для цього в налаштуваннях параметрів обліку на закладці «Виплата зарплати» встановіть прапорець «Враховувати не виходи» при виплаті авансу.
3.3. Зарплату виплачено та видалено нарахування
Буває й таке. На співробітника є документ «Зарплата до виплати організацій» з характером «Зарплата». Ручних коригувань у ньому немає. Це означає, що його заповнено виходячи з даних у регістрах, записаних документом «Нарахування зарплати працівникам організацій». Однак у базі документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» чомусь відсутнє.
Це означає одне. З якоїсь причини після виплати зарплати його вилучили. Це спричинило виникнення обов'язку працівника перед організацією.
3.4. Приховане ручне редагування
Більшість помилок від простого невміння працювати з програмою. Замість того щоб вивчити програму деякі користувачі, підганяють її під потрібний результат. Про те, якими будуть наслідки, зовсім не замислюються. Головне, щоб у відомості були потрібні суми. Ось приклад, із якими доводилося зіштовхуватися.
У документі "Зарплата до виплати організацій" є характер виплати "Аванс із розрахунку за першу половину місяця". Не всі користувачі знають, що заздалегідь треба виконати нарахування заробітної плати за першу половину місяця. Не знають також і того, що в програмі можна виплачувати не тільки розрахунковий аванс, а й аванс сумою, що фіксується.
Як же роблять такі користувачі. Роблять нарахування зарплати за місяць. Потім оформлюють документ «Зарплата до виплати організацій» з виплати «Зарплата». Але оскільки насправді він хоче виплатити аванс, то після заповнення табличної частини змінює характер виплати на «Аванс із розрахунку за першу половину місяця» та коригує вручну суми виплати.
Програми при будь-якому коригуванні в першому стовпчику табличної частини автоматично відображає ручку. Ознака того, що розрахункові дані скориговані вручну.
Але наш користувач хитріший за програму. У другій колонці він вручну встановлює прапорці "Ознака автоматичного розрахунку". Тепер візуально ніхто (зокрема і сам розрахунник) не здогадається, що розрахунок вручну виправлено.
4. Застереження
Цілком можлива така ситуація. Розрахунник попрацював якийсь час із варіантом обліку заборгованостей за місяцями їхньої освіти. Щось йому в цьому не сподобалося, і він перейшов у варіант без деталізації за місяцями нарахування. Або навпаки.
Чи безпечно довільно, тобто у будь-який період, змінювати стан прапора «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
Для певності знову спиратимемося на наш модельний приклад. Припустимо, що у квітні були оформлені документи погашення заборгованості. У цьому випадку зміна стану прапора «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування» в той чи інший бік досить нешкідлива. У цьому вся можна переконатися, сформувавши звіт «Структура заборгованості організацій». Залежно стану прапора він сформує заборгованість або з деталізацією по місяцях, або без деталізації. При цьому передавати документи немає необхідності.
Це наводить на думку, що незалежно від стану прапора програма завжди веде облік заборгованостей у розрізі місяців їх нарахування. Просто, вибираючи той чи інший стан прапора, розрахунок вибирає спосіб погашення заборгованості.
Інша ситуація буде, якщо заборгованість погашена. Наприклад, облік вівся без деталізації місяцями весь перший квартал. У квітні заборгованість погасили та встановили прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
Звіт "Структура заборгованості організацій" нам знову покаже заборгованість по місяцях. І це незважаючи на те, що коли облік вівся без деталізації, вся заборгованість була погашена.
Оскільки ми змінили стан прапора, то програма тепер не бачить колишнього способу погашення заборгованості.. Їй подавай той спосіб, який відповідає цьому стану прапора. Це означає, що треба скасувати попередній спосіб погашення заборгованості та виконати погашення заборгованості у спосіб, що відповідає обліку заборгованостей за місяцями. Зрозуміло, справедливе та протилежне.
Ці процедури можуть виявитися досить трудомісткими. Тому найкраще від початку визначитися, який стан прапора «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться в розрізі місяців її нарахування» вам більше підходить.
Висновок
Встановлено прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування».
Процедура погашення заборгованості працівників перед організацією.
- Документом «Перенесення заборгованості працівників організації» перенести борг працівників на той місяць, у якому планується погасити цей борг. Наприклад, на липень.
- Документом "Нарахування зарплати співробітникам організацій" провести нарахування зарплати за липень. Це необхідно зробити для того, щоб було програмі з чого утримувати заборгованість.
- Оформити документ "Зарплата до виплати організації". При спрощеному обліку взаєморозрахунків він погасить заборгованість. Якщо прапор «Спрощений облік взаєморозрахунків» знято, то додатково необхідно виписати платіжні документи.
Процедура погашення заборгованості організації перед робітниками.
Цього місяця оформляємо документ «Зарплата до виплати організації». У реквізиті «Місяць нарахування» вкажіть місяць, за який погашається борг (місяць утворення боргу).
ЗНЯТИЙ прапор «Взаєморозрахунки із зарплати ведуться у розрізі місяців її нарахування»
- У поточному місяці погасити борг працівника перед організацією можна тільки у тому випадку, якщо за цей місяць йому нараховано заробітну плату.
- Якщо нараховано зарплату за поточний місяць, то документ «Зарплата до виплати організації» із встановленим у реквізиті «Виплачувати» значенням «Зарплата» погашає обидва типи заборгованості: Борг організації та Борг працівника.
- Якщо у документі «Зарплата до виплати організації» у реквізиті «Виплачувати» встановити значення «Заборгованість», незалежно від наявності нарахування зарплати за цей період документ погасить лише заборгованість організації перед працівником.
Необхідно взяти за правило щомісяця, після кожної виплати зарплати самостійно контролювати заборгованості, що виникають. Для цього можна скористатися відповідними звітами та обробками.
- Звіт "Структура заборгованості організацій".
- Звіт «Регістр податкового обліку з ПДФО».
- Обробка "Перерахунок зарплати організації".
У формі «Налаштування параметрів обліку» на закладці «Виплата зарплати» встановіть прапорець «Враховувати невиходи». Це дозволить уникнути боргів працівників перед організацією. Будь-які зафіксовані невиходи в організації у першій половині місяці та подальшій виплаті авансу (без урахування невиходів) призведе до утворення боргу перед організацією.
Іноді виникають ситуації, що у організації є заборгованість перед контрагентом-поставщиком. В цьому випадку, за рахунок заборгованості, можна надати контрагенту послуги або поставити товари. Те саме і з контрагентом-покупцем. Пропонуємо розглянути, як правильно оформити процедуру взаємозаліку боргу у програмі 3.0, щоб було коректне відображення в обліку.
Давайте розглянемо кілька варіантів: взаєморозрахунки між контрагентами, перенесення заборгованості між контрагентами та договорами та списання заборгованості кредитора чи дебітора. Подивитися борги за контрагентами можна у звіті «Оборотно-сальдова відомість за рахунком». Знаходиться він у вкладці меню "Звіти", розділ "Стандартні звіти".
Для формування звіту необхідно запровадити інтервал, за який потрібно виявити розбіжність в оплаті, та вибрати номер рахунку. В даному випадку 62 (розрахунки між покупцями та замовниками).
Взаємозаліки між контрагентами
Проведення взаємозаліків у 1С 8.3 відбувається за допомогою типового документа «Коригування боргу». Знайти його можна в розділах меню «Продажі» або «Покупки», в обох випадках у підрозділі «Розрахунки з контрагентами», пункт «Коригування боргу»:
Розглянемо наповнення документа.
Давайте розглянемо, як, залежно від зазначеного виду операції, змінюватиметься заповнення нижніх полів. Натискаємо, програма пропонує вибрати: залік авансів, залік заборгованості, перенесення заборгованості, списання заборгованості та інші коригування.
Вибираємо перший вид – залік авансу. У другому полі "Зарахувати аванс" можна вибрати покупця або постачальника.
Залежно від вибору, вказуємо у полі «За рахунок заборгованості» кому зараховується аванс: нашої організації перед постачальником/нашою організацією перед третю особу або покупця перед нашою організацією/третю особу перед нашою організацією:
Наступний вид операції – залік заборгованості, заповнюється аналогічно заліку авансу. У другому полі вказуємо кому: покупцю чи постачальнику. У третьому також обираємо: нашої організації перед постачальником/покупцем чи нашої організації перед третьою особою.
Якщо вибрати вид операції «Перенесення заборгованості», то з'являється активним поле «Перенести» і з вікна, що випадає, вибираємо куди: заборгованість покупця, аванси покупця, заборгованість постачальнику, аванси постачальнику.
І останній вид операції – «Інші коригування», тут можна зробити абсолютну будь-яку дію, яка стосується взаєморозрахунків. За допомогою цього пункту можна оформити всі чотири взаєморозрахунки, описані раніше. Для цього потрібно заповнити поля потрібними даними.
Виконаємо перенесення заборгованості з одного контрагента-покупця на іншого. Заповнюємо поля:
Вид операції - перенесення заборгованості;
Перенести – заборгованість покупця;
Номер та дата – пропускаємо, оскільки вони формуються автоматично після проведення документа;
Покупець (дебітор) – вибираємо контрагента, з якого потрібно перенести заборгованість;
Новий покупець – контрагент, якого переносимо заборгованість.
Тепер натиснемо кнопочку «Заповнити» та оберемо «Заповнити залишками за взаєморозрахунками»:
Відбулося заповнення табличної частини на підставі введеної інформації. Відображається договір щодо контрагенту, документ розрахунків, сума та рахунок обліку.
Потрібно заповнити рядок «Новий договір», тобто вибрати договір, на який переносимо заборгованість, та провести документ. Тепер необхідно роздрукувати «Акт взаєморозрахунків» через кнопку у верхній панелі та віддати на підпис.
У оборотно-сальдовій відомості можна переглянути перенесення заборгованості. З одного контрагента вона пішла, а в іншого утворилася:
Тепер давайте подивимося, як зробити списання заборгованості через той самий документ «Коригування боргу». Створюємо новий документ та заповнюємо поля:
Вид операції - вибираємо списання заборгованості;
Списати – заборгованість покупця;
Номер та дата – формуються автоматично, пропускаємо;
Покупець (дебітор) - контрагент, з якого спишеться борг;
У табличній частині натискаємо "Заповнити".
Програма виведе всі документи, за якими є якийсь борг. Необхідно вказати рахунок, на який прибиратимемо борг. Проходимо на вкладку «Рахунок списання» та вводимо номер рахунку списання дебіторської заборгованості:
Якщо в організації існують резерви щодо сумнівних боргів, необхідно обрати рахунок 63 (резерви щодо сумнівних боргів). Якщо такі резерви не формуються, списання відбуватимуться за рахунком 91.02 (інші витрати).
На розсуд можна вказати необхідну інформацію в полях: «Інші доходи та витрати» та «Реалізовані активи». Проводимо. Тепер натиснемо на маленьку кнопку панелі «Показати проводки та інші рухи документа» і побачимо, що на підставі коригування сформувалася проводка: Дт 91.02 Кт 62.01 – списання заборгованості.
Якщо списання відбуватиметься за декількома документами, то проводки формуються на кожен документ.
Перевірити списання можна у оборотно-сальдовій відомості за рахунком.
А також можна переглянути в загальній оборотно-сальдовій відомості:
Для формування тут необхідно вказати інтервал дат та в налаштуваннях поставити галочку «За субрахунками». Формуємо. У звіті буде відображено інформацію за рахунками: 91.02 – заборгованість з'явилася та 62.01 – заборгованості немає.
Часто виникає ситуація, коли потрібно зробити коригування взаєморозрахунків із контрагентами. Дані у постачальника чи покупця можуть збігатися з даними нашої організації, і навпаки. Це може відбуватися в результаті:
- помилок у веденні бухгалтерського обліку;
- коли в бухгалтерію було передано неправильну інформацію;
- списання безнадійної заборгованості, коли минув термін давності;
- зміни даних за погодженням сторін;
- якщо потрібно перемістити борг на іншу особу і так далі.
Виявляються такі ситуації, зазвичай, під час проведення .
У цій статті хочу показати покрокову інструкцію, як можна провести коригування боргу в 1С 8.3 Бухгалтерія.
Припустимо, у нас склалася така ситуація:
підзвітна особа - співробітник організації сплатив провайдеру послуги зв'язку на деякий період вперед (авансом) 3500 рублів.
Провайдер виставив акти у сумі 4460,40 рублів. Але в результаті проведення з'ясувалося, що в останній місяць послуги нам виявлялися не в повному обсязі, а виставлений акт було підписано та зареєстровано на повну суму 1522,20 рублів. Склалася кредиторська заборгованість сумою 960,40 рублів.
Переконаємося у цьому, сформувавши звіт « » з добором необхідних нам организаций:
Спробуємо виправити поточну ситуацію.
Документ Коригування заборгованості в 1С
Для коригування боргу в «Бухгалтерії підприємства» 8.3 є однойменний документ «Коригування боргу». Створюється він у розділі "Покупки" або "Продажі" у групі "Розрахунки з контрагентами":
Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:
Зайдемо в цей розділ і натисніть кнопку "Створити".
У формі створюваного документа вкажемо:
- Організацію.
- Вид операції: у прикладі це буде списання заборгованості «Списання заборгованості».
- Списати: "Заборгованість постачальнику".
- , яким коригуємо взаєморозрахунки.
Коротко розповім про види операцій, від них залежить багато в документі:
- Залік авансів. Потрібно вибирати, якщо необхідно для врахування взаєморозрахунків врахувати суми авансів.
- Залік заборгованості. Якщо вибрати цей вид операції, ми отримуємо можливість коригувати взаєморозрахунки в рахунок заборгованості постачальника перед нашою організацією або третьої особи.
- Перенесення заборгованості.Даний варіант дозволяє перенести борг з одного покупця чи постачальника іншого, і навіть перенести суми авансів. Крім цього, можна переносити заборгованості між договорами.
- Списання заборгованості. При цьомуВиборі виду операції просто відбувається списання кредиторської чи дебіторської заборгованості з цього приводу доходів чи витрат.
У табличній частині документа, в закладці "Заборгованість постачальника (кредиторська заборгованість)" натисніть кнопку "Заповнити". Програма заповнить табличну частину документами, що формують кредиторську заборгованість. Оскільки нас цікавить тільки останній документ, то решту просто видалимо зі списку. Для вибору одного документа можна було скористатися кнопкою "Додати".
У мене вийшло таке:
Приступимо до виправлення різниці. Зробити це дуже просто, виправимо суму розрахунків на потрібну, а саме на 960,40. Колонка «Сума» та «Сума НУ» зміняться автоматично:
На закладці документа «Рахунок списання» вкажемо відповідно рахунок списання 91.01 та субконто із довідника «Інші доходи та витрати» «Списання дебіторської (кредиторської) заборгованості».