Якщо, повернувшись, співробітник захворів або відсутній на своєму робочому місці з іншої поважної причини, він зобов'язаний надати необхідні відомості про відрядження протягом трьох робочих днів з дати виходу на роботу.

Усі відомості співробітник має надати письмово за формою № АТ-1 «Авансовий звіт», затвердженої Постановою Держкомстату від 01.08.2001 № 55.

Форма № АТ-1 "Авансовий звіт"

Зазначена форма заповнюється співробітником в одному примірнику та здається до бухгалтерії з усіма документами, відомості про які зазначені у формі № АТ-1. При цьому працівник заповнює не всю форму, а лише частину лицьової та зворотної сторони. Решту заповнює бухгалтерія.

Заповнює працівник

Заповнення форми починається зазвичай з «шапки» документа.

1. Вказуємо найменування організації та восьмизначний код за ОКПО

2. У графах «номер» та «дата» проставляємо відповідні реквізити

3. У графі «Звіт у сумі» вказуємо цифру, яку працівник витратив у відрядженні. Наприклад, якщо йому було видано п'ятдесят тисяч карбованців, а він витратив шістдесят, то в цій графі він вказує шістдесят тисяч. Або навпаки, якщо було видано п'ятдесят тисяч, витрачено було двадцять, то й звіт буде на двадцять тисяч рублів.

4. Вносимо найменування структурного підрозділу та його код (якщо він є)

5. Вказуємо прізвище, ім'я, по батькові того, хто звітує, його табельний номер та посада

6. У графу «Призначення авансу» вписуємо мету відрядження

7. У графі «Отримано аванс...» вказуємо реквізити видаткового касового ордера (якщо гроші видавалися готівкою в касі, якщо було безготівкове перерахування вказуємо лише суму) та видану суму

8. У графі «Разом отримано» вказуємо скільки отримали всього

10. І вписуємо залишок коштів, які він має повернути

Припустимо, що співробітник добирався до місця відрядження і назад літаком, жив у готелі (харчування було включено у вартість проживання), а до місця роботи у відрядженні добирався пішки (готель поруч із місцем роботи).

11. У перший рядок вписуємо реквізити проїзних документів

13. Вносимо відомості про суму виданих добових

14. У графу «Разом» вносимо суму витрачених коштів, яка має відповідати сумі, на яку подається звіт (див. пункт 3)

Після того, як працівник внесе всі необхідні відомості до граф і стовпців, він підписує авансовий звіт, прикладає до форми бланка № АТ-1 усі документи, на які він посилався, нумерує їх, вносить відомості про кількість доданих документів у відповідний розділ форми (Розташований на лицьовій стороні) і передає весь цей пакет документів у бухгалтерію.

Заповнює бухгалтерія

Співробітник бухгалтерії повинен уважно перевірити звіт працівника у його присутності щодо наявності помилок і неточностей (при виявленні помилок працівникові доведеться заповнювати форму заново).

15. Якщо бухгалтера все влаштовує, у графі «Звіт перевірено» він робить відповідний запис та підписується

16. Бухгалтер приймає від працівника невитрачені гроші до каси (якщо видавалися готівкою, якщо було безготівкове перерахування, гроші будуть утримані за заявою працівника на підставі авансового звіту), вказує суму та реквізити документа, за яким здійснено повернення коштів, та підписується ще раз

18. На зворотному боці форми працівник бухгалтерії вносить відомості про прийняті до обліку грошові суми та розносить їх за відповідними рахунками. Суми, які вписав співробітник та бухгалтер мають збігатися

19. На лицьовій стороні у правій таблиці бухгалтер вносить відомості про витрачені суми та рахунки

20. Далі бухгалтер прикладає до форми звіту копію наказу про відрядження працівника та несе його на підпис до головного бухгалтера, який ще раз перевіряє всі відомості та документи, підписує звіт та надсилає на затвердження до генерального директора

21. Генеральний директор затверджує звіт і повертає його до бухгалтерії, де він зберігатиметься п'ять років з усіма доданими до нього документами, після чого знищується встановленим в організації порядком.

На підставі відомостей, зазначених у формі № АТ-1, бухгалтерією організації провадиться списання грошових сум у встановленому законом порядку.

Також начальство може запросити.

За допомогою авансового звіту підзвітні особи підтверджують витрачені суми, видані раніше авансом.

Видача авансових сум може здійснюватися тільки на підставі наказу керівника, із зазначенням переліку підзвітних осіб, термінів та цілей, на які видаються кошти, а також їх розміру. Командованим працівникам видача грошей під звіт може бути здійснена на підставі або затвердженого керівником.

Бланк авансового звіту є двосторонньою уніфікованою формою № АТ-1 і підлягає заповненню в одному примірнику як підзвітною особою, так і працівником бухгалтерії.

Заповнення авансового звіту

1) Підзвітною особою.
Підзвітна особа починає заповнення авансового звіту із зазначення на лицьовій стороні форми № АТ-1: найменування організації, дати складання документа, свого прізвища та ініціалів, професії (посади), свого табельного номера, а також призначення авансу (господарські чи представницькі витрати).

Документи, що підтверджують вироблені працівником витрати, повинні бути перераховані на зворотному боці бланка у графах 1-6, із зазначенням сум витрат на них. Ці документи мають бути пронумеровані відповідно до порядку їх перерахування у звіті.

У графі 1 підзвітна особа зазначає порядковий номер, наданий виправдувальним документом.

У графах 2 та 3 зазначаються відповідно дата складання отриманого документа та його номер.

У графі 4 вказується вид виробленої витрати (наприклад, канцелярські витрати).

Сума виробленої витрати вказується у графі 5, якщо витрата здійснена у рублях, або у графі 6, якщо витрата здійснена в іноземній валюті.

Загальна сума витрат підзвітної особи зазначається у рядку "Разом" у графі 5 або 6.

2) Бухгалтером.

Заповнений працівником авансовий звіт разом із виправдувальними документами здається до бухгалтерії. Бухгалтер при прийнятті від підзвітної особи форми № АТ-1 розписується у прийнятті документа на перевірку із зазначенням його номера та дати, підсумкової суми витрат та кількості доданих документів, що підтверджують вироблені витрати. Наприкінці розписки вказується дата подання звіту, після чого розписка бухгалтера передається підзвітній особі.

Бухгалтер, після перевірки правильності оформлення документів та витрачання коштів, заповнює на зворотному боці форми графи 7-8, із зазначенням суми видатків, прийнятих до обліку, та графу 9, із зазначенням номера бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків.

Далі бухгалтером заповнюється лицьовий бік бланка АТ-1, із зазначенням: залишку (перевитрати) попереднього авансу, суми отриманого з каси організації авансу, суми витрачених коштів, залишку чи перевитрати авансових сум, бухгалтерських записів операцій обліку вироблених витрат.

Інформація для заповнення таблиці бухгалтерських записів формується на підставі даних графи 9 зворотної сторони авансового звіту.

Після перевірки правильності арифметичних розрахунків, оформлення документів та витрачання коштів за призначенням документ направляється на затвердження керівнику організації.

Після затвердження документа бухгалтерія здійснює списання підзвітних коштів та остаточний розрахунок з підзвітною особою.

Якщо аванс використаний не повністю, то залишок здається підзвітною особою до каси організації по

Авансовий звіт - первинний документ, що складається для звіту працівника про витрачання грошей для придбання товарів, послуг, робіт. Заповнимо авансовий звіт разом: розглянемо весь ланцюжок операцій, результатом якого буде правильне складання авансового звіту. Завантажити бланк авансового звіту можна буде наприкінці цієї статті.

Організація повинна розробити та затвердити локальні нормативні акти, що регулюють порядок обороту готівкових коштів, у тому числі їх видачу підзвітним особам. Такими документами є:

• положення про розрахунки з підзвітними особами, розроблене з урахуванням вимог Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У (далі – Порядок № 3210-У);
• список працівників, які мають право на отримання підзвітних коштів, затверджений керівником організації;
• накази про службові відрядження;
• заява працівника на видачу підзвітних сум (із зазначенням рахунку для перерахування грошей у безготівковому порядку).

Таким чином, підзвітні суми видаються лише у визначеному порядку на підставі наказу директора компанії та/або заяви працівника.

Видача підзвітних сум

Загальний порядок видачі коштів під звіт встановлено п. 6.3 Порядку №3210-У. Отже, організація може видати підзвітні кошти такими способами:

• готівкою з каси;
• безготівковим переказом на банківську картку (див. Лист Мінфіну РФ від 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Видавати готівку можна працівникам, з якими укладено трудовий договір або договір цивільно-правового характеру (див. лист ЦБ РФ від 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Безпосередньо перед видачею коштів працівникові бухгалтерії підприємства необхідно перевірити наявність заборгованості працівника за раніше виданими авансами. Якщо такої інформації немає (працівник не звітував за раніше виданими коштами), він не має права отримати інші підзвітні суми (абз. 3 п. 6.3 Порядку № 3210-У).

Авансовий звіт

Форма авансового звіту 2019 року залишилась без змін. Не забудьте, що до авансового звіту обов'язково повинні додаватися виправдувальні документи.

Закон не містить вимог про обов'язкове застосування уніфікованих форм первинних облікових документів. Водночас кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом, визначеним п. 1 ст. 9 закону №402-ФЗ. Організації мають право вибору:

• самостійно розробляти форми звітів;
• користуватися уніфікованою формою № АТ-1 (утв. Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55).

Завантажити бланк авансового звіту за формою № АО-1 у форматі таблиці Excel безкоштовно можна наприкінці статті, а приклад заповнення показаний нижче.

Усі первинні документи, що застосовуються, мають бути затверджені в обліковій політиці (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації»).

Після отримання коштів підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано кошти під звіт, або з дня виходу на роботу, передати авансовий звіт з виправдувальними документами, що додаються (п. 6.3 Вказівки № 3210- У) у бухгалтерію. Якщо авансовий звіт не складено своєчасно, це порушення касової дисципліни (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заповнення

Розглянемо, як заповнити авансовий звіт (зразок заповнення 2019 див. нижче). Наприклад підійде уніфікована форма АТ-1 «Авансовий звіт».

Підзвітна особа вносить дані до наступних полів.

Заповнення лицьової сторони форми № АТ-1:

• найменування організації, яка видавала кошти під звіт;
• Дата складання;
• структурний підрозділ;
• дані підзвітної особи: П.І.Б., посада, таб. номер;
• призначення авансу, наприклад: витрати на відрядження, госп. потреби та ін;
• у нижній частині слід зазначити кількість доданих виправдувальних документів.

Заповнення оборотної сторони форми № АТ-1:

• всі реквізити виправдувального документа(ів), що підтверджує вироблені витрати;
• сума вироблених витрат відображається у стовпці «Сума витрати за звітом».

Працівник фінансової або бухгалтерської служби перевіряє поля, заповнені підзвітною особою, та додатково заповнює такі поля:

• номер;
• відомості про видані кошти з розбивкою за сумами: попередні аванси (залишок або перевитрата); видані з каси за поточними витратами (довідково із зазначенням валют);
• «витрачено» - слід зазначити затверджену суму;
• «залишок/перевитрата» — розраховується сума коштів, що залишилися;
• «Бухгалтерський запис» — має містити проводки, які будуть проведені за підсумками затвердження звіту.

Після перевірки правильності заповнення документа, точності, а також цільового використання виданих коштів бланк спрямовується на затвердження керівнику організації.

Після затвердження авансового звіту на його оборотній стороні зазначаються суми у стовпці «Сума витрати, прийнята до обліку» із зазначенням рахунків бухгалтерського обліку, на які будуть віднесені витрати підзвітної особи. Авансовий звіт, проведення за ним повинні відповідати записам, зробленим у регістрах бухгалтерського обліку. Далі проводяться остаточні розрахунки із підзвітною особою.

Відривну частину авансового звіту повертають працівникові. Цей корінець є доказом надання звітності з підзвітних коштів.

Зразок заповнення АТ-1

Виправдувальні документи

Виправдувальні документи можна умовно поділити на дві групи:

• фінансові — підтверджують факт оплати коштів та витрачання підзвітних сум за призначенням;
• товаросупровідні - підтверджують факт отримання матеріальних цінностей.

Усі виправдувальні документи повинні містити обов'язкові реквізити: найменування контрагента, дата, зміст факту господарського життя, кількість, вартість, а також П.І.Б., посада та підпис особи, яка склала звіт.

Розглянемо особливості заповнення різних видів виправдувальних документів.

Касовий чек та бланк суворої звітності

Касовим чеком чи бланком суворої звітності (далі — БСО) підтверджується фактична оплата (тобто факт, що підзвітна особа отримані гроші витратила). Бланки повинні мати обов'язкові реквізити, передбачені ст. 4.7 54-ФЗ.

З урахуванням специфіки діяльності чи особливостей свого місцезнаходження контрагенти здійснюють розрахунки без застосування ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закону № 54-ФЗ).

Обов'язковими реквізитами БСО є:

• назву;
• серія;
• нумерація БСО;
• дата оплати та дата оформлення БСО;
• найменування постачальника послуг із зазначенням ІПН та адреси;
• найменування та вартість послуг;
• посада, особистий підпис та П.І.Б. співробітника постачальника;
• друк (за наявності);
• вихідні відомості друкарні, що виготовила бланк.

БСО повинні містити відомості про друкарню (назву, адресу, ІПН); у спеціальному рядку друкарським способом мають бути нанесені серія та номер бланка.

Товарний чек та накладні

Товарний чек немає уніфікованої форми. Відповідно, кожна організація має право розробляти бланки самостійно. Це стосується й накладних. Необхідно перевірити у бланку лише наявність обов'язкових реквізитів.

Слід зазначити, що ці документи є товаросупровідними та не містять підтвердження оплати, відповідно, не зменшують розмір підзвітних сум, за винятком випадків, коли придбання ТМЦ здійснюється у платників ЕНВД, які не використовують ККТ. У цьому випадку підтвердженням витрат буде товарний чек (див. Лист Мінфіну Росії від 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, від 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, від 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, від 01.09.2009 (03-01-15/9-436).

Рахунки-фактури та УПД

Рахунок-фактура є податковим документом, який надає у разі можливість прийняти ПДВ до відрахування з бюджету. Звернімо увагу, що рахунки-фактури фізичним особам, які купують товари (роботи, послуги) за готівку, видаються лише за наявності довіреності на отримання цієї форми (п. 7 ст. 168 ПК).

Універсальний передавальний документ є одночасно податковим та товаросупровідним документом. За УПД можна одночасно прийняти ТМЦ та врахувати до вирахування з бюджету ПДВ.

Рахунок-фактура та УПД не є документами, що підтверджують оплату матеріальних цінностей, відповідно не зменшують розмір підзвітних сум.

У 2019 році запроваджено нові форми рахунку-фактури та УПД!

Виправдувальні документи щодо окремих операцій

Окремого розгляду вимагає порядок документального оформлення витрат на відрядження та представницьких витрат. Нижче наголосимо на ключових моментах для цих груп витрат.

Витрати на відрядження

Після набрання чинності змінами, прийнятими Постановою Уряду № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження» (далі — Постанова № 749), бланки посвідчення про відрядження, службове завдання та звіт про виконану у відрядженні роботу не є обов'язковими для заповнення. Організації мають право у локальному нормативному акті передбачити необхідність заповнення зазначених форм.

Якщо організація ухвалить рішення не застосовувати посвідчення про відрядження, то для підтвердження добових необхідно до авансового звіту з відрядження додати бухгалтерську довідку довільної форми. Форму довідки слід затвердити у складі облікової політики.

Законодавство не обмежує розмір виплат у вигляді добових працівників організації. Розмір виплати добових слід затвердити наказом або вказати в положенні про витрати на відрядження. Добові звільнено від сплати страхових внесків у розмірі, що не перевищує 700 рублів за кожен день перебування у відрядженні на території РФ, і не більше 2500 рублів за кожен день перебування у закордонному відрядженні (п. 2 ст. 422 ПК). У тому розмірі добові не входять у дохід працівника під час обчислення ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не слід забувати, що при відрядженнях до місцевості, звідки працівник має можливість щодня повертатися додому, або направленні співробітника на одноденну поїздку, добові не виплачуються (п. 11 Постанови № 749).

Електронний квиток

Авансовий звіт з відрядження 2019 року необхідно заповнити з урахуванням думки Мінфіну, викладеної у листі № 03-03-06/1/35214 від 06.06.2017. У цьому листі пояснюється, що якщо авіаквиток придбано в електронній формі, для цілей оподаткування прибутку документальним підтвердженням є квитанція електронного квитка та посадковий талон.

При цьому посадковий талон має підтверджувати факт послуги повітряного перевезення підзвітній особі. Як правило, цим реквізитом є штамп про огляд.

За відсутності штампу про огляд на роздрукованому електронному посадковому талоні платнику податків необхідно підтвердити факт надання підзвітній особі послуги повітряного перевезення в інший спосіб.

Облік сервісних послуг, що надаються перевізниками

Дуже часто проїзний квиток підвищеної комфортності включає вартість сервісних послуг (набір харчування, предмети першої необхідності та гігієни, включаючи постіль, друковану продукцію тощо).

Мінфін у листі №03-03-РЗ/37488 від 16.06.2017 роз'яснив, як враховується вартість додаткових сервісних послуг.

Не оподатковується ПДФО вартість додаткових послуг при проїзді у вагонах підвищеної комфортності (п. 3 ст. 217 ПК).

З метою оподаткування прибутку організацій вартість додаткових сервісних послуг враховується повністю у складі інших витрат (пп. 12 п. 1 ст. 264 ПК).

А ось з ПДВ думка обернена: якщо сума додаткових зборів та сервісних послуг сформована з урахуванням вартості послуг з надання харчування, сума ПДВ відрахуванню не підлягає (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представницькі витрати

Жоден із чинних нормативних актів не містить вказівок на обсяг та порядок оформлення представницьких витрат. Виходячи з цього, організація повинна самостійно розробити та затвердити в обліковій політиці чи спеціальному нормативному акті перелік виправдувальних документів, що підтверджують обґрунтованість та ділові цілі представницьких витрат, які здійснюються підзвітними особами.

Для правильного відображення витрат на прийом та обслуговування російських та іноземних делегацій рекомендуємо оформляти такі документи (див. Листи Мінфіну № 03-03-06/4/26 від 22.03.2010 та № 03-03-06/1/807 від 13.11.2007) ):

• наказ про призначення комісії для перевірки правомірності списання представницьких витрат;
• загальний кошторис на прийом делегації за підписом керівника організації із зазначенням особи, відповідальної за прийом делегації та перелік видатків (детальний);
• документ, що вказує: мета прибуття делегації (наприклад, запрошення), програму зустрічі, склад делегації із зазначенням посад як із запрошеної сторони, так і з боку організації;
• довідка про витрачені сувеніри або зразки готової продукції із зазначенням що, кому і скільки вручено;
• розрахунок про проведене буфетне обслуговування: із зазначенням виду продуктів, ціни, кількості та загальної суми, за підписом відповідальної особи та особи, яка займалася сервіруванням столу.

До звітів мають бути додані документи, що підтверджують придбання продуктів, сувенірів та інших товарно-матеріальних цінностей.

До витрат на представницькі витрати відносять витрати у сумі, що не перевищує 4% витрат платника податків на оплату праці за звітний (податковий) період. Не визнаються представницькими витратами такі витрати:

• витрати на організацію розваг;
• витрати, пов'язані з відпочинком.

Датою визнання представницьких витрат, оформлених через підзвітну особу, є дата затвердження керівником організації авансового звіту.

Зберігання авансових звітів

Для цілей податкового обліку документи потрібно зберігати 4 роки (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Слід врахувати, що якщо отримано збиток, документи, що підтверджують витрати, повинні зберігатися 10 років (п. 4

У кожного суб'єкта бізнесу періодично виникає потреба у здійсненні господарських витрат з метою забезпечення функціонування підприємства. В основному вони виробляються готівковим шляхом через підзвітників, які визначаються у спеціальному розпорядженні керівника. При цьому витрати мають бути здійснені на цілі, на які було видано гроші.

Авансовий звіт це документ, складений матеріально відповідальною особою у разі здійснення нею виробничих чи господарських витрат, куди раніше видавалися з каси чи шляхом перерахування гроші фірми.

Цей бланк є обов'язковим до заповнення, якщо здійснювалася видача коштів у підзвіт. Росстат рекомендує використати документ форма АТ-1.

Перелік осіб підприємства, яким дозволяється видавати гроші, визначається за спеціальним наказом. У ньому бажано відобразити поіменний список підзвітників, розмір сум, які можуть видаватися, і навіть закріпити мети витрачання цих коштів.

Підзвітними можуть бути як працюючі для підприємства особи, і залучені за договорами підряду люди.

Законодавство вимагає, щоб працівники, яким видано кошти на витрати, здійснили їх у встановлених цілях, а керівник перевіривши всі подані до авансового звіту документи, затвердив ці витрати.

Тільки після того, як авансовий звіт пройшов процедуру затвердження, ці витрати можуть бути включені до складу витрат підприємства. Таким чином, цей бланк є первинним документом, що підтверджує готівку компанії.

Увага!Оформляючи та приймаючи авансовий звіт, треба пам'ятати, що його під час перевірки обов'язково будуть дивитися контролюючі органи, і якщо він складений з неточностями або документи, що додаються, не відповідає встановленим вимогам, то витрати за цим документом виключать при оподаткуванні.

У якому разі застосовується авансовий звіт

Видані працівникові кошти мають бути використані суворо встановлені мети чи повернуто до каси підприємства назад. Основним документом із виплати сум у підзвіт є , на якому має бути проставлена ​​віза керівника.

У локальних актах підприємству закріплюються терміни, протягом яких підзвітний працівник повинен звітувати або повернути раніше видані гроші. Авансовий звіт треба оформлювати, якщо їм було зроблено витрати. Цей документ дозволяє списати видані суми з підзвітника на витрати.

Складати авансовий звіт з відрядження повинен кожен працівник, який повернувся зі службової поїздки. У зв'язку з цим підвищується його роль, оскільки багато документів, що складаються раніше, стали необов'язковими до заповнення. По суті, авансовий звіт залишився єдиним звітом, який подається командованому своєму керівництву.

Складання авансового звіту є обов'язковим, це правило закріплено у Порядку ведення касових операцій. Звільняються від складання цього документа лише підприємці, які ведуть облік за спрощеною процедурою.

бухпрофі

Важливо!Однак, слід не забувати про те, що існує ліміт розрахунків готівкою між організаціями або ІП у розмірі 100 000 рублів. Понад цей розмір повинні використовуватися тільки безготівкові платежі, що виключає підзвіт.

Що можна прийняти до обліку

Кожен спеціаліст бухгалтерії та сам працівник повинні знати перелік документів, які можна додати як підтвердження витрат до авансового звіту.

Після цього документ поділяється на дві таблиці. Відомості до них вносить бухгалтер. У лівій відображається рух підзвітних коштів за працівником - залишок з попередньої видачі або перевитрата, видана сума, витрачена сума, поточний залишок.

Увага!З 19 серпня 2017 року працівник може отримати суми у підзвіт, не звітувавши за попередній аванс.

У правій таблиці проставляються бухгалтерські проводки.

Нижче бухгалтер повинен записати кількість документів, які надав працівник, і на скільки листів вони розташовуються.

Після виконання перевірки бухгалтер має поставити підпис та прописом вказати затверджену суму. Далі бланк передається головному бухгалтеру на розгляд.

Якщо у працівника після надання звіту виявлено грошові суми, які йому необхідно повернути, або навпаки, потрібно компенсувати зайво витрачені ним, то реквізити касового документа проставляються нижче.

Увага!На час перевірки авансового звіту співробітнику видається розписка про його прийняття. У ній коротко дублюються відомості ухваленого документа.

Зворотній бік

На цій стороні розташовується таблиця, в яку підзвітник вносить всі документи, що прикладаються. На кожен бланк приділяється один рядок.

Бухгалтер - складна професія, що вимагає від працівника не тільки концентрації уваги та регулярної перевірки калькуляцій, а й знання законодавчих актів, а також вміння швидко і без помилок заповнювати різні бланки. Опанування – лише перший крок; набагато складніше зрозуміти принципи оформлення авансового звіту, прибуткового чи видаткового касового ордера. На щастя, зараз скачати навчальні матеріали та зразки заповнення форм можна в Інтернеті швидко і абсолютно безкоштовно.

Нижче буде розказано, у яких випадках співробітнику бухгалтерського відділу потрібно оформлювати авансовий звіт, чи варто дотримуватися уніфікованої форми, як у випадку з , а також наведено порядок заповнення бланка. А натиснувши посилання в заключних розділах статті, вдасться завантажити бланки документа для роботи в Microsoft Word або Excel

Коли потрібний авансовий звіт?

Авансовий звіт за формою АТ-1 заповнюється спеціалістом бухгалтерського відділу з метою контролю коштів, що виділяються співробітнику або кільком співробітникам, що направляються від організації для виконання службового завдання.

Підставою для видачі авансу в цьому випадку можуть бути:

• , незалежно від її тривалості та мети;
• закупівля необхідних підприємства товарно-матеріальних цінностей (паливно-мастильних матеріалів, сировини, канцелярських виробів тощо);
• інші доручення, які мають інтерес в організацію.

Важливо: авансовий звіт, бланки та зразок заповнення якого можна завантажити за посиланнями в наступних розділах, допускається оформляти як на комп'ютері, так і від руки. Бухгалтер, який має достатньо часу і завзятості, може навіть самостійно розливати чистий аркуш, але набагато легше знайти форму в Інтернеті, заодно дізнавшись розмір або переглянувши кілька уроків роботи з палітурними матеріалами.

Документ, заповнений з лицьового боку бухгалтером, передається на руки відповідальному за витрачання коштів працівникові, а після закінчення службового доручення (наприклад, після проведення закупівлі або повернення з відрядження) протягом трьох днів повертається до бухгалтерії.

Важливо: авансовий звіт за формою АТ-1 має бути засвідчений підписами з обох сторін. На лицьовій повинен розписатися бухгалтер, який заповнював бланк, але в оборотної - відповідальний працівник. Проставляти відбиток печатки чи штампу організації на документі необов'язково, хоча припустимо; це складно з технічного боку: при друкуванні на аркуші формату А4 для відбитка практично не залишається місця.

Як заповнюється авансовий звіт?

Авансовий звіт за формою АТ-1 складається із двох частин:

1. У першій, що заповнюється бухгалтером перед видачею паперу співробітнику, містяться такі блоки:
   • «Стверджую» - на відміну від інших, записи в ньому (сума звіту в рублях та копійках, посада та підпис) робить керівник підприємства чи філії;
   • код організації з ОКПО;
   • повне офіційне та, якщо потрібно, скорочене найменування юридичної особи;
   • порядковий номер документа та дата його оформлення;
   • назва підрозділу структури (якщо його немає, можна поставити прочерк чи продублювати найменування організації);
   • прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер та посаду відповідального працівника;
   • сума авансового платежу (у рублях чи валюті);
   • призначення фінансової операції;
   • перевитрата, дебет та кредит (у відповідних осередках зведеної таблиці);
   • кількість документів, що обґрунтовують витрати (квитанцій, чеків, квитків, накладних та інших) та загальну кількість аркушів;
   • підписи головного бухгалтера та бухгалтера-виконавця.
2. У другій частині, записи в якій робить відповідальний співробітник, слід зазначити:
   • порядковий номер документа, що підтверджує доцільність тієї чи іншої виплати (квитка, чека, квитанції, довідки);
   • дату оформлення документа, що підтверджує доцільність тієї чи іншої виплати, та його номер;
   • повне найменування документа;
   • розмір витрат за кожною позицією (у рублях чи доларах) за звітом та прийнятий до обліку;
   • залишок на рахунку (дебет);
   • внизу - сумарні значення понесених витрат у рублях та (або) валюті.

Під таблицею підзвітний співробітник ставить свій підпис із розшифровкою. Дату заповнення таблиці наводити необов'язково. Заповнити бланк авансового звіту формою АТ-1 не складніше, ніж ; головне - не пропускати поля і звіряти наведені значення з реальними, щоб уникнути нестикування, недо-або переплат.

Зразок заповнення авансового звіту

Завантажити зразки заповнення форми АТ-1, відкрити які можна в будь-якому текстовому редакторі, вдасться за посиланнями.

Авансовий звіт - бланк (завантажити безкоштовно Word)

Завантажити бланк авансового звіту для роботи в MS Word або аналогічних програм можна, перейшовши за посиланням вище.

Бланк авансового звіту - скачати безкоштовно в Excel

Завантажити бланк авансового звіту для редагування в MS Excel або в будь-якому редакторі електронних таблиць можна за посиланням вище.

Підбиваємо підсумки

Авансовий звіт за формою АТ-1 оформляється бухгалтером за необхідності видати гроші співробітнику, який спрямовується на службове завдання. Друга сторона документа (таблиця із зазначенням витрат та найменувань платіжних документів) заповнюється відповідальним працівником. Звіт має бути зданий до бухгалтерії у термін трохи більше трьох робочих днів після виконання доручення.

Авансовий звіт можна заповнювати як від руки, так і на комп'ютері. Щоб не помилитися із заповненням полів, рекомендується ознайомитися з наведеним вище зразком документа. Бланки форми АТ-1 для роботи в Word та Excel можна завантажити за наведеними у попередніх розділах посиланнями.